Oznámení o ochraně osobních údajů pro webové stránky, platformu a klinické dokumentační služby s podporou umělé inteligence
Version 2.0
| Pojem | Výzam |
|---|---|
| GDPR | Nařízení (EU) 2016/679 Evropského parlamentu a Rady ze dne 27. dubna 2016. |
| Správce osobních údajů | subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR. |
| Zpracovatel | subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem správce ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR. |
| Příjemce | subjekt, kterému jsou zpřístupněny osobní údaje ve smyslu čl. 4 odst. 9 GDPR. |
| Služba nebo platforma | platforma hiCora.ai provozovaná jako software jako služba (SaaS) společností iDocly sp. z o.o., která poskytuje zdravotnickým profesionálům a zdravotnickým organizacím nástroje pro přepis s podporou AI a přípravu návrhu klinické dokumentace. |
| Zdravotní informace o pacientech | zdravotní údaje, hlasové záznamy, přepisy, návrhy poznámek, souhrny návštěv, klinické poznámky a další informace o pacientech zadané, nahrané, zaznamenané, přepsané nebo jinak zpracované uživatelem prostřednictvím služby. |
| Uživatel | osoba nebo organizace využívající webové stránky nebo platformu, včetně zdravotnických profesionálů a zdravotnických organizací. |
| Regionální příloha | dokument o ochraně osobních údajů, zdravotní péči, bezpečnosti nebo zpracování dat specifický pro danou jurisdikci, který se vztahuje na uživatele nebo osoby v konkrétním území. |
| Dílčí zpracovatel | poskytovatel třetí strany pověřený společností iDocly zpracováním osobních údajů jménem společnosti iDocly v souvislosti se službou. |
Správcem osobních údajů v souvislosti s provozem webových stránek, uživatelských účtů, předplatných, fakturace, marketingu, podpory, bezpečnosti a obchodní komunikace je iDocly sp. z o.o. se sídlem v Krakově, ul. Bonarka 8, 30-415 Krakov, Polsko, zapsaná v obchodním rejstříku Národního soudního rejstříku pod číslem KRS 0000960776; rejstříkový soud: Okresní soud v Rzeszowě, 12. obchodní oddělení Národního soudního rejstříku; základní kapitál: 6 000 PLN; NIP: 8133876161; REGON: 521493568; e-mail: [email protected].
Zdravotničtí profesionálové a zdravotnické organizace využívající službu jsou správci zdravotních informací o pacientech, které zadávají, nahrávají, zaznamenávají, přepisují nebo jinak zpracovávají prostřednictvím služby. Společnost iDocly zpracovává takové zdravotní informace o pacientech jménem uživatele jako zpracovatel/poskytovatel služeb v souladu s příslušnou smlouvou o zpracování dat, regionální přílohou nebo jinými smluvními dokumenty.
Společnost iDocly neurčuje lékařské účely, pro které jsou zdravotní informace o pacientech shromažďovány nebo používány uživatelem. Uživatel je odpovědný za poskytnutí všech požadovaných oznámení pacientům a za získání veškerých požadovaných souhlasů nebo oprávnění.
Pokud se společnost iDocly účastní výzkumu, klinických studií nebo vědeckých projektů, bude takové zpracování upraveno samostatnou dokumentací poskytnutou příslušným účastníkům nebo organizacím.
Pokud používáme externí nástroje pro ověřování, analytiku, platby, reklamu nebo komunikaci, příslušný poskytovatel třetí strany může v závislosti na službě a právním kontextu působit jako nezávislý správce, společný správce nebo zpracovatel. Mohou se uplatnit příslušné zásady ochrany osobních údajů poskytovatele a smluvní dokumenty. Vyhýbáme se používání reklamních nebo analytických nástrojů v oblastech platformy, kde jsou zpracovávány zdravotní informace o pacientech, pokud nejsou nakonfigurovány tak, aby zabránily přístupu k informacím umožňujícím identifikaci pacientů, a pokud to není povoleno příslušnými právními předpisy.
| Záležitost | Kontakt |
|---|---|
| Obecný kontakt | [email protected] |
| Záležitosti ochrany osobních údajů | [email protected] |
| Bezpečnostní incidenty | [email protected] |
| Pověřenec pro ochranu osobních údajů / kontakt pro ochranu soukromí | [email protected] |
| Poštovní adresa | iDocly sp. z o.o., ul. Bonarka 8, 30-415 Krakov, Polsko |
Pokud se adresa pověřence pro ochranu osobních údajů změní nebo pokud společnost iDocly pro konkrétní jurisdikci formálně nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, mohou být žádosti o ochranu osobních údajů stále zasílány na adresu [email protected].
| Kategorie | Příklady |
|---|---|
| Informace o účtu | jméno, e-mailová adresa, organizace, role, přihlašovací údaje, nastavení účtu, jazyk, země a uživatelské preference |
| Profesní informace | zdravotnická profese, organizace, informace o licenci nebo registraci, pokud jsou poskytnuty nebo vyžadovány |
| Informace o předplatném a fakturaci | plán, faktury, stav platby, fakturační adresa, daňové informace, metadata transakcí a identifikátory poskytovatele plateb |
| Zdravotní informace o pacientech | zvukové záznamy, přepisy, návrhy dokumentace, klinické poznámky, souhrny návštěv a další informace o pacientech zadané uživatelem |
| Technické a bezpečnostní informace | IP adresa, informace o zařízení, informace o prohlížeči, protokoly přístupu, protokoly auditu, bezpečnostní události, události ověřování a systémová diagnostika |
| Informace o podpoře | zprávy podpory, přílohy, komunikace se společností iDocly a metadata odstraňování problémů, s výjimkou zdravotních informací o pacientech, pokud kanál podpory není pro tento účel výslovně schválen |
| Informace o webových stránkách a souborech cookie | identifikátory souborů cookie, webová analytika, marketingové preference a záznamy o souhlasu, s výhradou příslušných požadavků na souhlas |
| Marketingová a komunikační data | e-mailové preference, odběry newsletteru, interakce s kampaněmi a registrace na akce |
| Záznamy o dodržování předpisů | protokoly o přijetí, přijaté verze dokumentů, události potvrzení souhlasu pacienta, záznamy auditu a záznamy potřebné k prokázání souladu s předpisy |
Společnost iDocly může zpracovávat osobní údaje pro účely, na základě právních základů a po doby uchovávání popsané níže. Pokud regionální příloha stanoví přísnější nebo specifičtější pravidla, použije se tato regionální příloha pro příslušnou záležitost specifickou pro danou jurisdikci.
| Účel | Příklady | Právní základ | Uchovávání |
|---|---|---|---|
| A. Příprava, uzavření a plnění smlouvy | vytvoření účtu, nástup uživatele, správa předplatného, správa organizace, poskytování služby, komunikace se zákazníky a podpora | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR: kroky před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy. Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na zpracování údajů zástupců, zaměstnanců a pracovníků jmenovaných zdravotnickou organizací. | Po dobu nezbytnou k plnění, ukončení nebo jinému zániku smlouvy a poté po dobu promlčení nebo právních povinností. |
| B. Účtování a vyúčtování plateb, vydávání faktur a účetnictví | zpracování plateb, vystavování faktur, daňová dokumentace, účetní záznamy, odsouhlasení plateb a vymáhání pohledávek | Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR: plnění právních povinností, včetně daňových a účetních povinností. Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na správě plateb a vymáhání pohledávek. | Po dobu vyžadovanou příslušnými účetními a daňovými zákony. |
| C. Vyřizování sporů, stížností a uplatňování nároků | vyřizování stížností, právní analýza, obhajoba nebo uplatňování nároků, zachování důkazů, komunikace s poradci a orgány | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na zjišťování, uplatňování a obhajování právních nároků. Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR může platit také v případě, kdy nároky souvisejí s plněním smlouvy. | Do uplynutí potenciálních nároků nebo po dobu nezbytnou k vedení řízení, vymáhání práv nebo plnění právních povinností. |
| D. Přímý marketing uživatelům a návštěvníkům webových stránek | propagace služeb iDocly a hiCora.ai, aktualizace produktů, newslettery, akce, vzdělávací materiály a obchodní komunikace | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, kde se opíráme o oprávněný zájem na B2B marketingu. Souhlas, kde to vyžadují předpisy o elektronické komunikaci, souborech cookie nebo marketingové zákony. | Do doby, než subjekt údajů vznese námitku, odvolá souhlas, odhlásí se nebo marketingový účel zanikne. |
| E. Zajištění řádného fungování webových stránek a platformy | technický provoz, správa relací, přihlašování, preference, bezpečnost, diagnostika a nezbytné soubory cookie | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na provozu, zabezpečení a údržbě webových stránek a platformy. Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud je to nezbytné pro poskytování služby. | Po dobu nezbytnou pro provoz, bezpečnost a odstraňování problémů, s výhradou uchovávání protokolů a promlčecích lhůt. |
| F. Analytika a zlepšování webových stránek | statistiky webových stránek, analýza provozu, analýza cest uživatelů, zlepšování výkonu a analytika na základě souhlasu | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR pro omezenou nezbytnou analytiku, kde je to povoleno. Souhlas, kde je vyžadován pro nepodstatné analytické soubory cookie nebo podobné technologie. | Po dobu trvání analytického účelu nebo do vznesení námitky nebo odvolání souhlasu, s výhradou doby trvání souborů cookie a nastavení uchovávání. |
| G. Monitorování bezpečnosti a prevence podvodů | protokoly přístupu, záznamy auditu, reakce na zranitelnosti, ochrana účtů, prevence zneužití, prevence malwaru a spamu | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na bezpečnosti, prevenci podvodů, integritě služby a ochraně uživatelů, pacientů a společnosti iDocly. | Po dobu nezbytnou k zabezpečení služby a vyšetřování incidentů, obvykle v souladu s politikami uchovávání bezpečnostních protokolů. |
| H. Zpracování zdravotních informací o pacientech jménem uživatelů | nahrávání, přepis, návrh klinické dokumentace, export, smazání, protokoly auditu a podpora schválená pro zdravotní informace | Uživatel jako správce určuje právní základ. Společnost iDocly zpracovává taková data jako zpracovatel/poskytovatel služeb podle článku 28 GDPR nebo příslušné rovnocenné dokumentace. | Po dobu trvání smlouvy a v souladu s příslušnou smlouvou o zpracování dat, regionální přílohou, uchováváním zálohy a politikou mazání. |
| I. Dodržování právních a regulatorních předpisů | odpovědi na zákonné žádosti, audity, regulatorní povinnosti, prověřování sankcí, kde je to relevantní, a povinná zveřejnění | Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR: plnění právních povinností. Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na souladu s předpisy a řízení rizik, kde neexistuje přímá právní povinnost. | Po dobu vyžadovanou zákonem nebo nezbytnou k prokázání souladu s předpisy. |
| J. Komunikace o produktech a oznámení o službách | oznámení o službách, bezpečnostní upozornění, změny produktů, administrativní zprávy a aktualizace podmínek | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud je to nezbytné pro smlouvu. Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na komunikaci důležitých informací o službě. | Po dobu trvání účtu nebo smlouvy a podle potřeby k prokázání oznámení. |
| K. Trénink AI a zlepšování produktů | viz níže uvedená vyhrazená část | Zdravotní informace o pacientech se standardně nepoužívají k trénování, dolaďování ani zlepšování modelů umělé inteligence. Jakékoli výjimečné použití vyžaduje samostatnou písemnou smlouvu a platný právní základ. | Jak je stanoveno v samostatné písemné smlouvě nebo v souladu s pravidly anonymizace/de-identifikace a příslušnými právními předpisy. |
Níže jsou uvedeny kategorie příjemců a kontext, ve kterém mohou být osobní údaje zpřístupněny. Zdravotní informace o pacientech mohou zpracovávat pouze schválení dílčí zpracovatelé.
| Kontext | Příjemci | Účel |
|---|---|---|
| Správa smlouvy a účtu | poskytovatelé IT, poskytovatelé hostingu, poskytovatelé ověřování, nástroje podpory, poskytovatelé e-mailu, poradci, subjekty oprávněné ke kontrole nebo auditu, kde je to relevantní | zřízení účtu, ověřování, plnění smlouvy, zákaznická podpora a správa |
| Platby, faktury a účetnictví | poskytovatelé plateb, banky, poskytovatelé účetnictví, právní a daňoví poradci, poskytovatelé vymáhání pohledávek, kde je to nezbytné | zpracování plateb, fakturace, účetnictví, daňová compliance a vymáhání pohledávek |
| Spory a nároky | soudy, orgány veřejné moci, poradci, auditoři, poskytovatelé poštovních nebo kurýrních služeb a poskytovatelé IT | vyřizování nároků, stížností, sporů, oznámení a zachování důkazů |
| Přímý marketing | poskytovatelé e-mailového marketingu, poskytovatelé CRM, reklamní platformy, kde platí souhlas nebo právní základ | marketing služeb iDocly a hiCora.ai. Zdravotní informace o pacientech nejsou pro tento účel používány |
| Soubory cookie a analytika | poskytovatelé analytiky, poskytovatelé správy souhlasů, poskytovatelé reklamy, kde je to relevantní a odsouhlaseno | webová analytika, měření výkonu a marketingová atribuce. Oblasti platformy se zdravotními informacemi o pacientech nesmí zasílat těmto nástrojům data umožňující identifikaci pacientů |
| Služba klinické dokumentace | cloudový hosting, úložiště, inference AI, přepis, bezpečnost a schválení poskytovatelé podpory uvedení v seznamu dílčích zpracovatelů | hosting, ukládání, přepis, generování návrhů dokumentace, zabezpečení a podpora služby |
| Dodržování právních předpisů | orgány veřejné moci, regulátoři, soudy a orgány činné v trestním řízení, kde to zákon vyžaduje nebo povoluje | právní povinnosti, zákonné žádosti, regulatorní povinnosti a compliance |
Údaje mohou být zpracovávány v Evropském hospodářském prostoru a v závislosti na umístění uživatele, vybrané konfiguraci služby a příslušných regionálních přílohách také v jiných jurisdikcích, jako jsou Spojené státy americké, Austrálie, Kanada nebo Spojené království.
V případě předávání osobních údajů mimo EHP se společnost iDocly opírá o vhodné záruky podle GDPR, jako jsou rozhodnutí o přiměřenosti, standardní smluvní doložky, smlouvy o zpracování dat nebo jiné zákonné mechanismy předávání. Podrobnosti o dílčích zpracovatelích, místech zpracování a zárukách jsou uvedeny v příslušném seznamu dílčích zpracovatelů a regionální příloze o ochraně osobních údajů.
| Účelová oblast | Předávání | Profilování |
|---|---|---|
| Zpracování v souvislosti se smlouvou | Může probíhat mimo EHP v závislosti na konfiguraci služby, poskytovateli ověřování, poskytovateli podpory a umístění uživatele. | Žádné profilování pro smluvní rozhodování. |
| Platby a účetnictví | Může zahrnovat poskytovatele plateb a banky v EHP nebo jiných jurisdikcích v závislosti na způsobu platby a umístění uživatele. | Žádné profilování pro tento účel. |
| Spory a nároky | Může nastát, pokud je strana, poradce, orgán nebo soud umístěn mimo EHP. | Žádné profilování pro tento účel. |
| Přímý marketing | Může zahrnovat marketingové, CRM, analytické nebo reklamní poskytovatele mimo EHP, kde jsou splněny příslušné záruky a požadavky na souhlas. | Profilování pro marketing může probíhat pouze tam, kde je to povoleno, a s výhradou souhlasu, kde je to vyžadováno. |
| Soubory cookie a sociální nástroje | Může zahrnovat poskytovatele třetích stran mimo EHP v závislosti na souhlasu se soubory cookie a konfiguraci poskytovatele. | Profilování webových stránek může probíhat pro analytiku nebo reklamu pouze tam, kde je to povoleno. |
| Zdravotní informace o pacientech | Místa zpracování závisí na příslušném seznamu dílčích zpracovatelů, regionální příloze a konfiguraci služby. | Žádné profilování zdravotního stavu pacientů pro marketing. Žádné autonomní klinické profilování ze strany iDocly pro lékařská rozhodování. |
Webové stránky používají soubory cookie a podobné technologie. Soubory cookie jsou malé textové soubory uložené na zařízení uživatele. Mohou být používány k aktivaci funkcí webových stránek, zapamatování preferencí, zlepšení výkonu, měření analytiky a, pokud je udělen souhlas, podpoře reklamy nebo marketingu.
| Typ souboru cookie | Účel | Právní základ |
|---|---|---|
| Nezbytné soubory cookie | umožňují navigaci na stránce, přihlašování, zabezpečení, správu relací a základní funkce webových stránek | oprávněný zájem nebo plnění smlouvy, kde je to relevantní |
| Funkční/preferenční soubory cookie | zapamatují si volby, jako je jazyk, region nebo uživatelská nastavení | souhlas, kde je vyžadován, nebo oprávněný zájem, kde je to povoleno |
| Analytické/výkonnostní soubory cookie | pochopení způsobu používání webových stránek a zlepšení výkonu | souhlas, kde je vyžadován pro nepodstatnou analytiku |
| Reklamní/marketingové/sociální soubory cookie | měření reklam, personalizace reklam, propojení funkcí sociálních médií a vyhodnocování efektivity kampaní | souhlas, kde je vyžadován |
Nepodstatné soubory cookie, včetně analytických, reklamních, personalizačních a souborů cookie sociálních médií, jsou používány pouze v případě, že uživatel udělil souhlas prostřednictvím banneru souborů cookie nebo nástroje pro správu souhlasů, pokud příslušné právní předpisy neumožňují jiný právní základ. Uživatel může kdykoli odvolat nebo změnit souhlas se soubory cookie prostřednictvím nastavení souborů cookie dostupných na webových stránkách.
V oblastech platformy, kde jsou zpracovávány zdravotní informace o pacientech, nepoužíváme reklamní, analytické ani retargetingové nástroje, pokud takové nástroje nejsou nakonfigurovány tak, aby zabránily přístupu k informacím umožňujícím identifikaci pacientů a jsou povoleny podle příslušných právních předpisů. Zdravotní informace o pacientech nesmí být zahrnuty do analytických událostí, reklamních pixelů, URL adres, názvů stránek, protokolů nebo sledovacích parametrů.
Webové stránky mohou používat analytické nástroje, jako je Google Analytics nebo podobné služby, ke shromažďování statistik a analýze provozu webových stránek. Pokud takové nástroje používají nepodstatné soubory cookie, jsou aktivovány pouze v souladu s příslušnými požadavky na souhlas.
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely popsané v těchto zásadách, pokud zákon, smlouva, regionální příloha nebo oprávněná obchodní potřeba nevyžaduje nebo nepovoluje delší dobu.
| Typ dat | Typický přístup k uchovávání |
|---|---|
| Údaje o účtu a předplatném | po dobu trvání účtu nebo smlouvy a poté po dobu promlčení a právních povinností |
| Fakturační a účetní data | po dobu vyžadovanou příslušnými daňovými a účetními zákony |
| Komunikace podpory | po dobu nezbytnou k vyřízení žádosti a uchování důkazů o opatřeních podpory, bezpečnosti a kvality |
| Bezpečnostní protokoly a protokoly auditu | po dobu nezbytnou k zabezpečení služby, vyšetřování incidentů a prokázání souladu s předpisy |
| Zdravotní informace o pacientech | v souladu s příslušnou smlouvou, dokumentací zpracování dat, regionální přílohou, uchováváním zálohy a politikou mazání |
| Marketingová data | do vznesení námitky, odvolání souhlasu, odhlášení nebo ukončení marketingového účelu |
| Data souborů cookie | v souladu s dobou trvání souborů cookie, nastavením souhlasů a konfigurací poskytovatele |
Po ukončení služby jsou zdravotní informace o pacientech smazány nebo vráceny v souladu s příslušnou smlouvou nebo regionální přílohou. Záložní kopie mohou po omezenou dobu zůstat v souladu s cykly uchovávání záloh. Uživatel zůstává odpovědný za vedení lékařských záznamů vyžadovaných příslušnými právními předpisy.
V závislosti na účelu a právním základu může mít subjekt údajů podle GDPR následující práva:
Pro uplatnění práv kontaktujte [email protected]. Splnění žádosti může vyžadovat ověření totožnosti. Pokud se žádost týká zdravotních informací o pacientech zpracovávaných jménem uživatele, může společnost iDocly žádost přesměrovat na uživatele nebo jednat podle pokynů uživatele, protože uživatel je obvykle správcem takových dat.
Pokud se uživatel nachází mimo EHP nebo zpracovává informace o osobách nacházejících se mimo EHP, mohou platit další regionální podmínky. Mohou zahrnovat dokumentaci US HIPAA, australskou dokumentaci o ochraně soukromí, kanadskou dokumentaci o ochraně soukromí nebo jiné podmínky ochrany soukromí, zdravotní péče nebo bezpečnosti specifické pro jurisdikci.
V případě konfliktu mezi těmito zásadami a příslušnou regionální přílohou má regionální příloha přednost výhradně ve věcech ochrany soukromí, zdravotní péče, ochrany dat, bezpečnosti nebo regulatorních záležitostí specifických pro jurisdikci.
Webové stránky mohou obsahovat odkazy na jiné webové stránky. Tyto Zásady ochrany osobních údajů se vztahují pouze na webové stránky a platformu provozované společností iDocly. Po přechodu na jiné webové stránky by si uživatelé měli přečíst zásady ochrany osobních údajů těchto webových stránek.
Společnost iDocly může tyto Zásady ochrany osobních údajů čas od času aktualizovat, mimo jiné v důsledku změn v zákonech, funkcionalitě služby, dílčích zpracovatelích, bezpečnostních opatřeních, mezinárodních přenosech, souborech cookie nebo obchodních operacích. Aktuální verze bude zpřístupněna na webových stránkách nebo platformě.
Máte-li dotazy týkající se těchto Zásad ochrany osobních údajů, kontaktujte [email protected].