DATENSCHUTZRICHTLINIE VON HICORA.AI

Datenschutzhinweis für Website, Plattform und KI-gestützte klinische Dokumentationsdienste
Version 2.0

Inhaltsverzeichnis

Definitionen
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Verarbeitungskontext
Kontaktdaten
Kategorien der von uns verarbeiteten Informationen
Zweck, Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfrist
Patientengesundheitsinformationen und Auftragsverarbeiterrolle
Datenempfänger und Unterauftragsverarbeiter
Übermittlungen in Drittländer und Profiling
Marketing
Cookies und Analytik
Sicherheit
Datenspeicherung und -löschung
Rechte der betroffenen Person
Regionale Anhänge
Schlussbestimmungen

1. Definitionen

Begriff	Bedeutung
DSGVO	Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung	eine Stelle, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt, im Sinne von Artikel 4 Absatz 7 DSGVO.
Auftragsverarbeiter	eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, im Sinne von Artikel 4 Absatz 8 DSGVO.
Empfänger	eine Stelle, der personenbezogene Daten offenbart werden, im Sinne von Artikel 4 Absatz 9 DSGVO.
Dienst oder Plattform	die SaaS-Plattform hiCora.ai, die von iDocly sp. z o.o. betrieben wird und KI-gestützte Transkriptions- und Entwurf-Klinikkdokumentationstools für Angehörige von Gesundheitsberufen und Gesundheitsorganisationen bereitstellt.
Patientengesundheitsinformationen	Gesundheitsdaten, Sprachaufzeichnungen, Transkripte, Notizentwürfe, Besuchszusammenfassungen, klinische Notizen und andere patientenbezogene Informationen, die von einem Nutzer über den Dienst eingegeben, hochgeladen, aufgezeichnet, transkribiert oder anderweitig verarbeitet werden.
Nutzer	eine Person oder Organisation, die die Website oder Plattform nutzt, einschließlich Angehöriger von Gesundheitsberufen und Gesundheitsorganisationen.
Regionaler Anhang	ein jurisdiktionsspezifisches Datenschutz-, Gesundheits-, Sicherheits- oder Datenverarbeitungsdokument, das für Nutzer oder Personen in einem bestimmten Gebiet gilt.
Unterauftragsverarbeiter	ein Drittanbieter, der von iDocly zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag von iDocly im Zusammenhang mit dem Dienst eingesetzt wird.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Verarbeitungskontext

Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Website, Benutzerkonten, Abonnements, Abrechnung, Marketing, Support, Sicherheit und Geschäftskommunikation ist iDocly sp. z o.o. mit Sitz in Krakau, ul. Bonarka 8, 30-415 Krakau, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des Nationalen Gerichtsregisters unter KRS 0000960776; Registergericht: Bezirksgericht in Rzeszow, 12. Handelsabteilung des Nationalen Gerichtsregisters; Stammkapital: 6.000 PLN; NIP: 8133876161; REGON: 521493568; E-Mail: [email protected].

Angehörige von Gesundheitsberufen und Gesundheitsorganisationen, die den Dienst nutzen, sind die Verantwortlichen für Patientengesundheitsinformationen, die sie über den Dienst eingeben, hochladen, aufzeichnen, transkribieren oder anderweitig verarbeiten. iDocly verarbeitet solche Patientengesundheitsinformationen im Auftrag des Nutzers als Auftragsverarbeiter/Dienstleister, in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Datenverarbeitungsvertrag, dem regionalen Anhang oder anderen Vertragsunterlagen.

iDocly bestimmt nicht die medizinischen Zwecke, für die Patientengesundheitsinformationen vom Nutzer gesammelt oder verwendet werden. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, Patienten alle erforderlichen Hinweise zu geben und alle erforderlichen Einwilligungen oder Genehmigungen einzuholen.

Wenn iDocly an Forschungs-, klinischen Studien oder wissenschaftlichen Projekten teilnimmt, wird eine solche Verarbeitung durch gesonderte Dokumentation geregelt, die den betreffenden Teilnehmern oder Organisationen zur Verfügung gestellt wird.

Gemeinsame Verantwortlichkeit und unabhängige Verantwortliche

Wenn wir externe Authentifizierungs-, Analyse-, Zahlungs-, Werbe- oder Kommunikationstools verwenden, kann der jeweilige Drittanbieter je nach Dienst und rechtlichem Kontext als unabhängiger Verantwortlicher, gemeinsamer Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter handeln. Die anwendbaren Datenschutzhinweise des Anbieters und Vertragsunterlagen können gelten. Wir vermeiden die Verwendung von Werbe- oder Analysetools in Plattformbereichen, in denen Patientengesundheitsinformationen verarbeitet werden, es sei denn, sie sind so konfiguriert, dass sie den Zugang zu patientenidentifizierenden Informationen verhindern, und dies ist nach dem anwendbaren Recht zulässig.

3. Kontaktdaten

Angelegenheit	Kontakt
Allgemeiner Kontakt	[email protected]
Datenschutzangelegenheiten	[email protected]
Sicherheitsvorfälle	[email protected]
Datenschutzbeauftragter / Datenschutzkontakt	[email protected]
Postanschrift	iDocly sp. z o.o., ul. Bonarka 8, 30-415 Krakau, Polen

Wenn sich die Adresse des Datenschutzbeauftragten ändert oder wenn iDocly für eine bestimmte Jurisdiktion keinen Datenschutzbeauftragten formal ernannt hat, können Datenschutzanfragen weiterhin an [email protected] gerichtet werden.

4. Kategorien der von uns verarbeiteten Informationen

Kategorie	Beispiele
Kontoinformationen	Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle, Anmeldedaten, Kontoeinstellungen, Sprache, Land und Benutzerpräferenzen
Berufliche Informationen	Gesundheitsberuf, Organisation, Lizenz- oder Registrierungsinformationen, wo angegeben oder erforderlich
Abonnement- und Rechnungsinformationen	Plan, Rechnungen, Zahlungsstatus, Rechnungsadresse, Steuerinformationen, Transaktionsmetadaten und Zahlungsanbieter-Identifikatoren
Patientengesundheitsinformationen	Audioaufzeichnungen, Transkripte, Dokumentationsentwürfe, klinische Notizen, Besuchszusammenfassungen und andere vom Nutzer eingegebene patientenbezogene Informationen
Technische und Sicherheitsinformationen	IP-Adresse, Geräteinformationen, Browser-Informationen, Zugriffsprotokolle, Prüfprotokolle, Sicherheitsereignisse, Authentifizierungsereignisse und Systemdiagnose
Support-Informationen	Support-Nachrichten, Anhänge, Kommunikation mit iDocly und Fehlerbehebungsmetadaten, mit Ausnahme von Patientengesundheitsinformationen, es sei denn, der Support-Kanal ist ausdrücklich dafür zugelassen
Website- und Cookie-Informationen	Cookie-Identifikatoren, Website-Analytik, Marketingpräferenzen und Einwilligungsnachweise, vorbehaltlich anwendbarer Einwilligungsanforderungen
Marketing- und Kommunikationsdaten	E-Mail-Präferenzen, Newsletter-Abonnements, Kampagneninteraktionen und Veranstaltungsregistrierungen
Compliance-Aufzeichnungen	Akzeptanzprotokolle, akzeptierte Dokumentversionen, Bestätigungsereignisse der Patienteneinwilligung, Prüfpfade und Aufzeichnungen zum Nachweis der Compliance

5. Zweck, Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfrist

iDocly kann personenbezogene Daten für die nachstehend beschriebenen Zwecke, auf den nachstehend beschriebenen Rechtsgrundlagen und für die nachstehend beschriebenen Aufbewahrungsfristen verarbeiten. Wenn ein regionaler Anhang strengere oder spezifischere Regeln vorsieht, gilt dieser regionale Anhang für die betreffende jurisdiktionsspezifische Angelegenheit.

Zweck	Beispiele	Rechtsgrundlage	Aufbewahrung
A. Vorbereitung, Abschluss und Durchführung eines Vertrags	Kontoerstellung, Nutzer-Onboarding, Abonnementverwaltung, Organisationsverwaltung, Bereitstellung des Dienstes, Kundenkommunikation und Support	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b: Maßnahmen vor Vertragsabschluss und Vertragserfüllung. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse an der Verarbeitung von Daten von Vertretern, Mitarbeitern und vom Gesundheitsunternehmen benanntem Personal.	Für den zur Durchführung, Beendigung oder anderweitigen Ablauf des Vertrags erforderlichen Zeitraum und danach für Verjährungsfristen oder rechtliche Verpflichtungen.
B. Erhebung und Abrechnung von Zahlungen, Rechnungsstellung und Buchhaltung	Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Steuerdokumentation, Buchführung, Zahlungsabstimmung und Forderungseinzug	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich Steuer- und Buchführungspflichten. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse an Zahlungsverwaltung und Forderungseinzug.	Für den von den geltenden Buchführungs- und Steuergesetzen vorgeschriebenen Zeitraum.
C. Bearbeitung von Streitigkeiten, Beschwerden und Verfolgung von Ansprüchen	Beschwerdebearbeitung, Rechtsanalyse, Verteidigung oder Verfolgung von Ansprüchen, Beweissicherung, Kommunikation mit Beratern und Behörden	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse an der Geltendmachung, Verfolgung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b kann auch gelten, wenn Ansprüche mit der Vertragserfüllung zusammenhängen.	Bis zum Ablauf potenzieller Ansprüche oder für den zur Durchführung von Verfahren, Durchsetzung von Rechten oder Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlichen Zeitraum.
D. Direktmarketing an Nutzer und Website-Besucher	Förderung von iDocly- und hiCora.ai-Diensten, Produktaktualisierungen, Newsletter, Veranstaltungen, Bildungsmaterialien und kommerzielle Kommunikation	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f, wenn wir uns auf das berechtigte Interesse am B2B-Marketing stützen. Einwilligung, wenn dies durch Vorschriften über elektronische Kommunikation, Cookie- oder Marketinggesetze erforderlich ist.	Bis die betroffene Person widerspricht, die Einwilligung widerruft, sich abmeldet oder der Marketingzweck entfällt.
E. Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs der Website und Plattform	Technischer Betrieb, Sitzungsverwaltung, Anmeldung, Präferenzen, Sicherheit, Diagnose und notwendige Cookies	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse am Betrieb, der Sicherung und Wartung der Website und Plattform. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b, wenn zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich.	Für den zum Betrieb, zur Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlichen Zeitraum, vorbehaltlich Protokollaufbewahrung und Verjährungsfristen.
F. Analytik und Verbesserung der Website	Website-Statistiken, Verkehrsanalyse, Nutzer-Journey-Analyse, Leistungsverbesserung und einwilligungsbasierte Analytik	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f für begrenzte notwendige Analytik, wo gestattet. Einwilligung, wenn für nicht wesentliche Analytik-Cookies oder ähnliche Technologien erforderlich.	Für die Dauer des Analysezwecks oder bis zum Widerspruch oder Widerruf der Einwilligung, vorbehaltlich Cookie-Dauer und Aufbewahrungseinstellungen.
G. Sicherheitsüberwachung und Betrugsprävention	Zugriffsprotokolle, Prüfpfade, Schwachstellenreaktion, Kontoschutz, Missbrauchsprävention, Malware- und Spam-Prävention	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse an Sicherheit, Betrugsprävention, Dienstintegrität und Schutz von Nutzern, Patienten und iDocly.	Für den zur Sicherung des Dienstes und zur Untersuchung von Vorfällen erforderlichen Zeitraum, typischerweise in Übereinstimmung mit Sicherheitsprotokollaufbewahrungsrichtlinien.
H. Verarbeitung von Patientengesundheitsinformationen im Auftrag von Nutzern	Aufzeichnung, Transkription, Entwurf klinischer Dokumentation, Export, Löschung, Prüfprotokolle und für Gesundheitsinformationen zugelassener Support	Der Nutzer bestimmt als Verantwortlicher die Rechtsgrundlage. iDocly verarbeitet solche Daten als Auftragsverarbeiter/Dienstleister gemäß Artikel 28 DSGVO oder entsprechender gleichwertiger Dokumentation.	Für die Dauer der Vereinbarung und gemäß dem anwendbaren Datenverarbeitungsvertrag, dem regionalen Anhang, der Backup-Aufbewahrung und der Löschrichtlinie.
I. Rechts- und Regulierungs-Compliance	Beantwortung rechtmäßiger Anfragen, Audits, regulatorische Verpflichtungen, Sanktionsprüfung wo anwendbar und Pflichtoffenlegungen	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse an Compliance und Risikomanagement, wo keine direkte rechtliche Verpflichtung besteht.	Für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum oder den zum Nachweis der Compliance erforderlichen Zeitraum.
J. Produktkommunikation und Servicemitteilungen	Servicemitteilungen, Sicherheitswarnungen, Produktänderungen, administrative Mitteilungen und Bedingungsaktualisierungen	DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b, wenn für den Vertrag erforderlich. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse an der Kommunikation wichtiger Serviceinformationen.	Für die Dauer des Kontos oder der Vereinbarung und so weit wie zum Nachweis der Benachrichtigung erforderlich.
K. KI-Training und Produktverbesserung	siehe den entsprechenden Abschnitt unten	Patientengesundheitsinformationen werden standardmäßig nicht zum Training, zur Feinabstimmung oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet. Eine außergewöhnliche Nutzung erfordert eine separate schriftliche Vereinbarung und eine gültige Rechtsgrundlage.	Wie in der separaten schriftlichen Vereinbarung festgelegt oder gemäß Anonymisierungs-/De-Identifizierungsregeln und anwendbarem Recht.

6. Patientengesundheitsinformationen und Auftragsverarbeiterrolle

Patientengesundheitsinformationen werden auf der Plattform nur zur Bereitstellung des Dienstes für den Nutzer verarbeitet, sofern eine separate Vereinbarung oder ein regionaler Anhang nichts anderes vorsieht.
Der Nutzer kontrolliert, welche Patientengesundheitsinformationen in den Dienst eingegeben werden.
Der Nutzer ist verantwortlich für die rechtmäßige Erhebung, Patientenhinweise, Patienteneinwilligungen, Patientengenehmigungen und Pflichten bezüglich Krankenakten.
iDocly verarbeitet Patientengesundheitsinformationen auf dokumentierte Weisungen des Nutzers und bestimmt nicht die medizinischen Zwecke, für die solche Informationen gesammelt oder verwendet werden.
Patientengesundheitsinformationen werden nicht für Marketing, Werbung, Retargeting, Profiling oder den Verkauf an Dritte verwendet.
Patientengesundheitsinformationen werden standardmäßig nicht zum Training, zur Feinabstimmung oder zur Verbesserung von KI- oder maschinellen Lernmodellen verwendet.
Jede Verwendung von Patientengesundheitsinformationen für KI-Training, Forschung oder Modellentwicklung erfordert eine separate schriftliche Vereinbarung und eine gültige Rechtsgrundlage. Wenn das anwendbare Recht dies verlangt, erfordert eine solche Verwendung auch eine Patientengenehmigung oder eine wirksame Anonymisierung/De-Identifizierung.

7. Datenempfänger und Unterauftragsverarbeiter

Nachfolgend sind die Kategorien von Empfängern und der Kontext aufgeführt, in dem personenbezogene Daten offenbart werden können. Nur genehmigte Unterauftragsverarbeiter dürfen Patientengesundheitsinformationen verarbeiten.

Kontext	Empfänger	Zweck
Vertrags- und Kontoverwaltung	IT-Anbieter, Hosting-Anbieter, Authentifizierungsanbieter, Support-Tools, E-Mail-Anbieter, Berater, zur Inspektion oder Prüfung befugte Stellen wo anwendbar	Kontoeinrichtung, Authentifizierung, Vertragserfüllung, Kundensupport und Verwaltung
Zahlungen, Rechnungen und Buchhaltung	Zahlungsanbieter, Banken, Buchhaltungsanbieter, Rechts- und Steuerberater, Inkassounternehmen wo notwendig	Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuer-Compliance und Forderungseinzug
Streitigkeiten und Ansprüche	Gerichte, Behörden, Berater, Prüfer, Post- oder Kurieranbieter und IT-Anbieter	Bearbeitung von Ansprüchen, Beschwerden, Streitigkeiten, Mitteilungen und Beweissicherung
Direktmarketing	E-Mail-Marketing-Anbieter, CRM-Anbieter, Werbeplattformen wo Einwilligung oder Rechtsgrundlage vorliegt	Marketing von iDocly- und hiCora.ai-Diensten. Patientengesundheitsinformationen werden für diesen Zweck nicht verwendet
Cookies und Analytik	Analytikanbieter, Einwilligungsmanagement-Anbieter, Werbeanbieter wo anwendbar und eingewilligt	Website-Analytik, Leistungsmessung und Marketing-Attribution. Plattformbereiche mit Patientengesundheitsinformationen dürfen keine patientenidentifizierenden Daten an diese Tools senden
Klinischer Dokumentationsdienst	Cloud-Hosting, Speicherung, KI-Inferenz, Transkription, Sicherheit und genehmigte Support-Anbieter, die in der Unterauftragsverarbeiterliste aufgeführt sind	Hosting, Speicherung, Transkription, Erstellung von Dokumentationsentwürfen, Sicherung und Unterstützung des Dienstes
Rechts-Compliance	Behörden, Regulierungsbehörden, Gerichte und Strafverfolgungsbehörden wo gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt	Rechtliche Verpflichtungen, rechtmäßige Anfragen, regulatorische Pflichten und Compliance

Regeln für Unterauftragsverarbeiter

iDocly führt eine Unterauftragsverarbeiterliste, die Drittanbieter identifiziert, die personenbezogene Daten oder Patientengesundheitsinformationen verarbeiten dürfen.
Anbieter, die für Zahlungen, Marketing, Analytik, Kundensupport oder interne Geschäftsabläufe eingesetzt werden, sind nicht berechtigt, Patientengesundheitsinformationen zu erhalten, es sei denn, sie sind ausdrücklich als für diesen Zweck genehmigt aufgeführt.
Die aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste ist auf der Website, im Konto oder auf Anfrage unter [email protected] verfügbar.
Wo erforderlich, legt iDocly Unterauftragsverarbeitern vertragliche Datenschutzpflichten auf.

8. Übermittlungen in Drittländer und Profiling

Daten können im Europäischen Wirtschaftsraum und, abhängig vom Standort des Nutzers, der ausgewählten Dienstkonfiguration und den anwendbaren regionalen Anhängen, in anderen Jurisdiktionen wie den USA, Australien, Kanada oder dem Vereinigten Königreich verarbeitet werden.

Bei der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR stützt sich iDocly auf geeignete Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO, wie Angemessenheitsentscheidungen, Standardvertragsklauseln, Datenverarbeitungsverträge oder andere rechtmäßige Übermittlungsmechanismen. Einzelheiten zu Unterauftragsverarbeitern, Verarbeitungsstandorten und Schutzmaßnahmen sind in der anwendbaren Unterauftragsverarbeiterliste und dem regionalen Datenschutzanhang enthalten.

Zweckbereich	Übermittlungen	Profiling
Vertragsbezogene Verarbeitung	Kann außerhalb des EWR erfolgen, abhängig von der Dienstkonfiguration, dem Authentifizierungsanbieter, dem Support-Anbieter und dem Standort des Nutzers.	Kein Profiling für vertragliche Entscheidungsfindung.
Zahlungen und Buchhaltung	Kann Zahlungsanbieter und Banken im EWR oder anderen Jurisdiktionen umfassen, abhängig von der Zahlungsmethode und dem Standort des Nutzers.	Kein Profiling für diesen Zweck.
Streitigkeiten und Ansprüche	Kann eintreten, wenn eine Partei, ein Berater, eine Behörde oder ein Gericht außerhalb des EWR ansässig ist.	Kein Profiling für diesen Zweck.
Direktmarketing	Kann Marketing-, CRM-, Analytik- oder Werbeanbieter außerhalb des EWR umfassen, wo angemessene Schutzmaßnahmen und Einwilligungsanforderungen erfüllt sind.	Marketing-Profiling darf nur dort erfolgen, wo es zulässig ist und vorbehaltlich der Einwilligung, wo erforderlich.
Cookies und Social-Tools	Kann Drittanbieter außerhalb des EWR umfassen, abhängig von der Cookie-Einwilligung und der Anbieterkonfiguration.	Website-Profiling darf für Analytik oder Werbung nur dort erfolgen, wo es zulässig ist.
Patientengesundheitsinformationen	Verarbeitungsstandorte hängen von der anwendbaren Unterauftragsverarbeiterliste, dem regionalen Anhang und der Dienstkonfiguration ab.	Kein Patientengesundheits-Profiling für Marketingzwecke. Kein autonomes klinisches Profiling durch iDocly für medizinische Entscheidungen.

9. Marketing

Wir können Kontaktdaten von Nutzern, potenziellen Kunden und Geschäftskontakten für Direktmarketing von iDocly- und hiCora.ai-Diensten verarbeiten, vorbehaltlich des anwendbaren Rechts.
Die Rechtsgrundlage kann DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f sein, wenn wir uns auf das berechtigte Interesse am B2B-Marketing stützen, sowie die Einwilligung, wenn dies durch Vorschriften über elektronische Kommunikation, Cookie- oder Marketinggesetze erforderlich ist.
Empfänger können CRM-Anbieter, E-Mail-Dienstleister, Werbeplattformen und Analytikanbieter sein, abhängig von Einwilligung und Konfiguration.
Nutzer können dem Direktmarketing jederzeit widersprechen oder sich abmelden.
Wir verwenden Patientengesundheitsinformationen nicht für Marketing, Werbung, Retargeting, Profiling oder den Verkauf an Dritte.

10. Cookies und Analytik

Die Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Gerät des Nutzers gespeichert werden. Sie können verwendet werden, um Website-Funktionen zu aktivieren, Präferenzen zu speichern, die Leistung zu verbessern, Analysen zu messen und, wo eingewilligt, Werbung oder Marketing zu unterstützen.

Cookie-Typ	Zweck	Rechtsgrundlage
Notwendige Cookies	ermöglichen Seitennavigation, Anmeldung, Sicherheit, Sitzungsverwaltung und Kern-Website-Funktionen	berechtigtes Interesse oder Vertragserfüllung wo anwendbar
Funktionale/Präferenz-Cookies	speichern Entscheidungen wie Sprache, Region oder Benutzereinstellungen	Einwilligung wo erforderlich oder berechtigtes Interesse wo gestattet
Analytik-/Performance-Cookies	verstehen, wie die Website genutzt wird, und die Leistung verbessern	Einwilligung wo für nicht wesentliche Analytik erforderlich
Werbe-/Marketing-/Social-Cookies	Werbung messen, Werbung personalisieren, Social-Media-Funktionen verbinden und Kampagneneffektivität bewerten	Einwilligung wo erforderlich

Nicht wesentliche Cookies, einschließlich Analyse-, Werbe-, Personalisierungs- und Social-Media-Cookies, werden nur verwendet, wenn der Nutzer über das Cookie-Banner oder das Einwilligungsverwaltungs-Tool eingewilligt hat, es sei denn, das anwendbare Recht erlaubt eine andere Rechtsgrundlage. Der Nutzer kann die Cookie-Einwilligung jederzeit über die auf der Website verfügbaren Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern.

Wir verwenden keine Werbe-, Analyse- oder Retargeting-Tools in Plattformbereichen, in denen Patientengesundheitsinformationen verarbeitet werden, es sei denn, solche Tools sind so konfiguriert, dass sie den Zugang zu patientenidentifizierenden Informationen verhindern, und sind nach anwendbarem Recht zulässig. Patientengesundheitsinformationen dürfen nicht in Analyseereignissen, Werbepixeln, URLs, Seitentiteln, Protokollen oder Tracking-Parametern enthalten sein.

Die Website kann Analysetools wie Google Analytics oder ähnliche Dienste verwenden, um Statistiken zu erstellen und den Website-Verkehr zu analysieren. Wenn solche Tools nicht wesentliche Cookies verwenden, werden sie nur in Übereinstimmung mit den anwendbaren Einwilligungsanforderungen aktiviert.

11. Sicherheit

Wir verwenden administrative, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und Patientengesundheitsinformationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Änderung und Offenbarung.
Schutzmaßnahmen können Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Prüfprotokollierung, Backup-Verfahren, Sicherheitsüberwachung, Vertraulichkeitsverpflichtungen, Vorfallreaktionsverfahren und Personalautorisierung umfassen.
Detaillierte Sicherheitsverpflichtungen können im anwendbaren Datenverarbeitungsvertrag, dem Business Associate Agreement, der HIPAA-Sicherheitsrichtlinie, dem Datenverarbeitungs- und Sicherheitsplan oder anderen regionalen Dokumenten festgelegt sein.
Nutzer dürfen keine Patientengesundheitsinformationen über Support-, Marketing- oder E-Mail-Kanäle senden, die nicht für diesen Zweck genehmigt sind.
Nutzer müssen Kontoanmeldedaten sicher aufbewahren und iDocly unverzüglich über verdächtigen unbefugten Zugriff oder Sicherheitsvorfälle informieren.

12. Datenspeicherung und -löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist, es sei denn, ein längerer Zeitraum ist gesetzlich, vertraglich, durch einen regionalen Anhang oder durch ein berechtigtes Geschäftsbedürfnis erforderlich oder zulässig.

Datentyp	Typischer Aufbewahrungsansatz
Konto- und Abonnementdaten	für die Dauer des Kontos oder der Vereinbarung und danach für Verjährungsfristen und rechtliche Verpflichtungen
Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten	für die von den geltenden Steuer- und Buchführungsgesetzen vorgeschriebenen Zeiträume
Support-Kommunikation	für den zur Bearbeitung der Anfrage und Aufrechterhaltung von Belegen für Support-, Sicherheits- und Qualitätsmaßnahmen erforderlichen Zeitraum
Sicherheits- und Prüfprotokolle	für den zur Sicherung des Dienstes, Untersuchung von Vorfällen und Nachweis der Compliance erforderlichen Zeitraum
Patientengesundheitsinformationen	gemäß der anwendbaren Vereinbarung, Datenverarbeitungsdokumentation, dem regionalen Anhang, der Backup-Aufbewahrung und Löschrichtlinie
Marketingdaten	bis zum Widerspruch, Widerruf der Einwilligung, Abmeldung oder Entfall des Marketingzwecks
Cookie-Daten	gemäß Cookie-Dauer, Einwilligungseinstellungen und Anbieterkonfiguration

Nach Beendigung des Dienstes werden Patientengesundheitsinformationen gemäß der anwendbaren Vereinbarung oder dem regionalen Anhang gelöscht oder zurückgegeben. Backup-Kopien können für einen begrenzten Zeitraum gemäß den Backup-Aufbewahrungszyklen verbleiben. Der Nutzer bleibt verantwortlich für die Führung von Krankenakten, die nach anwendbarem Recht erforderlich sind.

13. Rechte der betroffenen Person

Je nach Zweck und Rechtsgrundlage kann die betroffene Person folgende Rechte gemäß der DSGVO haben:

Art. 15 DSGVO: Auskunftsrecht;
Art. 16 DSGVO: Recht auf Berichtigung und Vervollständigung von Daten;
Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung von Daten, wo anwendbar;
Art. 18 DSGVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
Art. 19 DSGVO: Recht auf Information über Empfänger, an die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung mitgeteilt wurde;
Art. 20 DSGVO: Recht auf Datenübertragbarkeit, wo anwendbar;
Art. 21 DSGVO: Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen, einschließlich Direktmarketing;
Recht auf Widerruf der Einwilligung, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ohne Auswirkungen auf die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung;
Recht auf Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen, oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde.

Ausübung von Rechten

Zur Ausübung von Rechten wenden Sie sich bitte an [email protected]. Die Erfüllung einer Anfrage kann eine Identitätsprüfung erfordern. Wenn eine Anfrage Patientengesundheitsinformationen betrifft, die im Auftrag eines Nutzers verarbeitet werden, kann iDocly die Anfrage an den Nutzer weiterleiten oder gemäß den Anweisungen des Nutzers handeln, da der Nutzer in der Regel der Verantwortliche für solche Daten ist.

Notwendigkeit der Datenbereitstellung

Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags: Die Bereitstellung von Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags erforderlich.
Für Buchführungs- und Steuerpflichten: Die Bereitstellung von Daten ist zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Zusammenhang mit Buchführung und Steuerdokumentation erforderlich.
Für Direktmarketing: Die Bereitstellung von Daten ist freiwillig, und die betroffene Person kann widersprechen oder die Einwilligung widerrufen, wo anwendbar.
Für Cookies und Analytik: Die Bereitstellung von Daten ist für nicht wesentliche Cookies freiwillig, aber die Verweigerung kann bestimmte Website-Funktionen oder Personalisierung beeinträchtigen.
Für Patientengesundheitsinformationen: Der Nutzer kontrolliert, was in den Dienst eingegeben wird, und ist für seine eigene Rechtsgrundlage sowie Patientenhinweise oder Einwilligungen verantwortlich.

14. Regionale Anhänge

Wenn der Nutzer außerhalb des EWR ansässig ist oder Informationen von Personen außerhalb des EWR verarbeitet, können zusätzliche regionale Bedingungen gelten. Diese können US-HIPAA-Dokumentation, australische Datenschutzdokumentation, kanadische Datenschutzdokumentation oder andere jurisdiktionsspezifische Datenschutz-, Gesundheits- oder Sicherheitsbedingungen umfassen.

Im Falle eines Konflikts zwischen dieser Richtlinie und einem anwendbaren regionalen Anhang gilt der regionale Anhang ausschließlich für jurisdiktionsspezifische Datenschutz-, Gesundheits-, Datenschutz-, Sicherheits- oder regulatorische Angelegenheiten.

15. Schlussbestimmungen

Die Website kann Links zu anderen Websites enthalten. Diese Datenschutzrichtlinie gilt nur für die von iDocly betriebene Website und Plattform. Nach dem Wechsel zu einer anderen Website sollten Nutzer die Datenschutzrichtlinie dieser Website lesen.

iDocly kann diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, einschließlich aufgrund von Änderungen im Recht, der Dienstfunktionalität, der Unterauftragsverarbeiter, der Sicherheitsmaßnahmen, internationaler Übermittlungen, Cookies oder des Geschäftsbetriebs. Die aktuelle Version wird auf der Website oder Plattform zur Verfügung gestellt.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie wenden Sie sich bitte an [email protected].