Aviso de privacidad para el sitio web, la plataforma y los servicios de documentación clínica asistidos por IA
Versión 2.0
| Término | Significado |
|---|---|
| RGPD | Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016. |
| Responsable del tratamiento | la entidad que determina los fines y medios del tratamiento de datos personales, en el sentido del artículo 4, apartado 7, del RGPD. |
| Encargado del tratamiento | la entidad que trata datos personales por cuenta del responsable del tratamiento, en el sentido del artículo 4, apartado 8, del RGPD. |
| Destinatario | la entidad a la que se comunican los datos personales, en el sentido del artículo 4, apartado 9, del RGPD. |
| Servicio o Plataforma | la plataforma SaaS hiCora.ai operada por iDocly sp. z o.o., que proporciona herramientas de transcripción asistida por IA y borradores de documentación clínica para profesionales sanitarios y organizaciones sanitarias. |
| Información sanitaria del paciente | datos de salud, grabaciones de voz, transcripciones, borradores de notas, resúmenes de visitas, notas clínicas y otra información relacionada con el paciente introducida, cargada, grabada, transcrita o tratada de otro modo por un Usuario a través del Servicio. |
| Usuario | una persona u organización que utiliza el Sitio Web o la Plataforma, incluidos los profesionales sanitarios y las organizaciones sanitarias. |
| Anexo regional | un documento específico de una jurisdicción en materia de privacidad, sanidad, seguridad o tratamiento de datos aplicable a los Usuarios o personas físicas en un territorio determinado. |
| Subencargado del tratamiento | un proveedor externo contratado por iDocly para tratar datos personales por cuenta de iDocly en relación con el Servicio. |
El responsable del tratamiento de los datos personales relacionados con la operación del Sitio Web, las cuentas de usuario, las suscripciones, la facturación, el marketing, el soporte, la seguridad y la comunicación empresarial es iDocly sp. z o.o. con domicilio en Cracovia, ul. Bonarka 8, 30-415 Cracovia, Polonia, inscrita en el Registro de Empresarios del Registro Nacional de Tribunales bajo el número KRS 0000960776; tribunal registral: Tribunal de Distrito de Rzeszów, División XII Mercantil del Registro Nacional de Tribunales; capital social: 6.000 PLN; NIP: 8133876161; REGON: 521493568; correo electrónico: [email protected].
Los profesionales sanitarios y las organizaciones sanitarias que utilizan el Servicio son los responsables del tratamiento de la Información sanitaria del paciente que introducen, cargan, graban, transcriben o tratan de otro modo a través del Servicio. iDocly trata dicha Información sanitaria del paciente por cuenta del Usuario como encargado del tratamiento/proveedor de servicios, de conformidad con el contrato de tratamiento de datos aplicable, el Anexo regional u otra documentación contractual.
iDocly no determina los fines médicos para los que el Usuario recopila o utiliza la Información sanitaria del paciente. El Usuario es responsable de proporcionar a los pacientes todos los avisos requeridos y de obtener todos los consentimientos o autorizaciones necesarios.
Si iDocly participa en investigaciones, ensayos clínicos o proyectos científicos, dicho tratamiento se regirá por documentación separada proporcionada a los participantes u organizaciones correspondientes.
Cuando utilizamos herramientas externas de autenticación, análisis, pago, publicidad o comunicación, el proveedor externo correspondiente puede actuar como responsable independiente, corresponsable o encargado del tratamiento, según el servicio y el contexto jurídico. Podrán aplicarse los avisos de privacidad y la documentación contractual pertinentes del proveedor. Evitamos utilizar herramientas publicitarias o analíticas en las áreas de la Plataforma donde se trata la Información sanitaria del paciente, a menos que estén configuradas para impedir el acceso a información identificativa del paciente y esté permitido por la legislación aplicable.
| Asunto | Contacto |
|---|---|
| Contacto general | [email protected] |
| Asuntos de privacidad | [email protected] |
| Incidentes de seguridad | [email protected] |
| Delegado de Protección de Datos / Contacto de privacidad | [email protected] |
| Dirección postal | iDocly sp. z o.o., ul. Bonarka 8, 30-415 Cracovia, Polonia |
Si la dirección del Delegado de Protección de Datos cambia o si iDocly no ha designado formalmente un Delegado de Protección de Datos para una jurisdicción concreta, las solicitudes de privacidad pueden dirigirse a [email protected].
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Datos de la cuenta | nombre, dirección de correo electrónico, organización, función, credenciales de inicio de sesión, configuración de la cuenta, idioma, país y preferencias del usuario |
| Datos profesionales | profesión sanitaria, organización, información sobre licencia o registro, cuando se proporcione o sea necesario |
| Datos de suscripción y facturación | plan, facturas, estado del pago, dirección de facturación, información fiscal, metadatos de transacciones e identificadores del proveedor de pago |
| Información sanitaria del paciente | grabaciones de audio, transcripciones, borradores de documentación, notas clínicas, resúmenes de visitas y otra información relacionada con el paciente introducida por el Usuario |
| Datos técnicos y de seguridad | dirección IP, información del dispositivo, información del navegador, registros de acceso, registros de auditoría, eventos de seguridad, eventos de autenticación y diagnósticos del sistema |
| Datos de soporte | mensajes de soporte, archivos adjuntos, comunicaciones con iDocly y metadatos de resolución de problemas, excluida la Información sanitaria del paciente, a menos que el canal de soporte esté expresamente autorizado para ese fin |
| Datos del sitio web y cookies | identificadores de cookies, análisis del sitio web, preferencias de marketing y registros de consentimiento, sujetos a los requisitos de consentimiento aplicables |
| Datos de marketing y comunicación | preferencias de correo electrónico, suscripciones a boletines, interacciones con campañas e inscripciones a eventos |
| Registros de cumplimiento | registros de aceptación, versiones de documentos aceptadas, eventos de confirmación de consentimiento del paciente, rastros de auditoría y registros necesarios para demostrar el cumplimiento |
iDocly puede tratar datos personales para las finalidades, sobre las bases jurídicas y durante los plazos de conservación que se describen a continuación. Cuando un Anexo regional establezca normas más estrictas o específicas, dicho Anexo regional se aplicará a la cuestión específica de la jurisdicción correspondiente.
| Finalidad | Ejemplos | Base jurídica | Conservación |
|---|---|---|---|
| A. Preparación, celebración y ejecución de un contrato | creación de cuenta, incorporación de usuarios, gestión de suscripciones, administración de la organización, prestación del Servicio, comunicación con el cliente y soporte | Art. 6, apdo. 1, letra b), del RGPD: medidas precontractuales y ejecución del contrato. Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD: interés legítimo en el tratamiento de datos de representantes, empleados y personal designado por la organización sanitaria. | Durante el tiempo necesario para la ejecución, rescisión o expiración del contrato y, posteriormente, durante los plazos de prescripción u obligaciones legales. |
| B. Cobro y facturación de pagos, facturación y contabilidad | tratamiento de pagos, facturación, documentación fiscal, registros contables, conciliación de pagos y cobro de deudas | Art. 6, apdo. 1, letra c), del RGPD: cumplimiento de obligaciones legales, incluidas las obligaciones fiscales y contables. Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD: interés legítimo en la gestión de pagos y el cobro de deudas. | Durante los períodos exigidos por la legislación contable y fiscal aplicable. |
| C. Tramitación de disputas, reclamaciones y ejercicio de acciones | tramitación de reclamaciones, análisis jurídico, defensa o ejercicio de acciones, preservación de pruebas, comunicación con asesores y autoridades | Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD: interés legítimo en el establecimiento, ejercicio y defensa de reclamaciones jurídicas. El art. 6, apdo. 1, letra b), también puede aplicarse cuando las reclamaciones estén relacionadas con la ejecución del contrato. | Hasta la expiración del plazo de prescripción de las posibles reclamaciones o durante el tiempo necesario para llevar a cabo procedimientos, hacer valer derechos o cumplir obligaciones legales. |
| D. Marketing directo a Usuarios y visitantes del sitio web | promoción de los servicios de iDocly e hiCora.ai, actualizaciones de productos, boletines, eventos, materiales educativos y comunicaciones comerciales | Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD, cuando nos basamos en el interés legítimo en el marketing B2B. Consentimiento, cuando lo requieran las normas sobre comunicaciones electrónicas, cookies o marketing. | Hasta que el interesado se oponga, retire el consentimiento, cancele la suscripción o cese la finalidad del marketing. |
| E. Garantía del funcionamiento adecuado del Sitio Web y la Plataforma | operación técnica, gestión de sesiones, inicio de sesión, preferencias, seguridad, diagnósticos y cookies necesarias | Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD: interés legítimo en operar, asegurar y mantener el Sitio Web y la Plataforma. Art. 6, apdo. 1, letra b), del RGPD, cuando sea necesario para prestar el Servicio. | Durante el tiempo necesario para la operación, la seguridad y la resolución de problemas, sujeto a la conservación de registros y los plazos de prescripción. |
| F. Analítica y mejora del sitio web | estadísticas del sitio web, análisis del tráfico, análisis del recorrido del usuario, mejora del rendimiento y analítica basada en el consentimiento | Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD para analítica necesaria limitada, cuando esté permitido. Consentimiento, cuando se requiera para cookies analíticas no esenciales o tecnologías similares. | Mientras dure la finalidad analítica o hasta que se presente oposición o se retire el consentimiento, sujeto a la duración de las cookies y la configuración de conservación. |
| G. Monitoreo de seguridad y prevención del fraude | registros de acceso, rastros de auditoría, respuesta a vulnerabilidades, protección de cuentas, prevención de abusos, prevención de malware y spam | Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD: interés legítimo en la seguridad, la prevención del fraude, la integridad del servicio y la protección de los Usuarios, los pacientes e iDocly. | Durante el tiempo necesario para asegurar el Servicio e investigar incidentes, generalmente de conformidad con las políticas de conservación de registros de seguridad. |
| H. Tratamiento de Información sanitaria del paciente en nombre de los Usuarios | grabación, transcripción, borradores de documentación clínica, exportación, supresión, registros de auditoría y soporte autorizado para información sanitaria | El Usuario como responsable del tratamiento determina la base jurídica. iDocly trata dichos datos como encargado del tratamiento/proveedor de servicios en virtud del artículo 28 del RGPD o documentación equivalente correspondiente. | Mientras dure el contrato y de conformidad con el contrato de tratamiento de datos aplicable, el Anexo regional, la política de conservación de copias de seguridad y la política de supresión. |
| I. Cumplimiento legal y regulatorio | respuesta a solicitudes legítimas, auditorías, obligaciones regulatorias, controles de sanciones cuando proceda y divulgaciones obligatorias | Art. 6, apdo. 1, letra c), del RGPD: cumplimiento de obligaciones legales. Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD: interés legítimo en el cumplimiento y la gestión de riesgos, cuando no exista una obligación legal directa. | Durante el tiempo exigido por la ley o necesario para demostrar el cumplimiento. |
| J. Comunicación sobre el producto y notificaciones del servicio | notificaciones del servicio, alertas de seguridad, cambios en el producto, mensajes administrativos y actualizaciones de los términos | Art. 6, apdo. 1, letra b), del RGPD, cuando sea necesario para el contrato. Art. 6, apdo. 1, letra f), del RGPD: interés legítimo en comunicar información importante del servicio. | Mientras dure la cuenta o el contrato y en la medida necesaria para demostrar la notificación. |
| K. Entrenamiento de IA y mejora del producto | véase la sección correspondiente a continuación | La Información sanitaria del paciente no se utiliza por defecto para entrenar, ajustar o mejorar los modelos de IA. El uso excepcional requiere un contrato escrito separado y una base jurídica válida. | Según lo acordado en el contrato escrito separado o de conformidad con las normas de anonimización/seudonimización y la legislación aplicable. |
A continuación se indican las categorías de destinatarios y el contexto en el que pueden comunicarse los datos personales. Solo los subencargados del tratamiento autorizados pueden tratar la Información sanitaria del paciente.
| Contexto | Destinatarios | Finalidad |
|---|---|---|
| Administración del contrato y la cuenta | proveedores de TI, proveedores de alojamiento, proveedores de autenticación, herramientas de soporte, proveedores de correo electrónico, asesores, entidades autorizadas a inspeccionar o auditar cuando proceda | configuración de la cuenta, autenticación, ejecución del contrato, atención al cliente y administración |
| Pagos, facturas y contabilidad | proveedores de pago, bancos, proveedores de servicios contables, asesores jurídicos y fiscales, empresas de cobro de deudas cuando sea necesario | tratamiento de pagos, facturación, contabilidad, cumplimiento fiscal y cobro de deudas |
| Disputas y reclamaciones | tribunales, autoridades públicas, asesores, auditores, proveedores de servicios postales o de mensajería y proveedores de TI | tramitación de reclamaciones, disputas, notificaciones y preservación de pruebas |
| Marketing directo | proveedores de marketing por correo electrónico, proveedores de CRM, plataformas publicitarias cuando exista consentimiento o base jurídica | marketing de los servicios de iDocly e hiCora.ai. La Información sanitaria del paciente no se utiliza para este fin |
| Cookies y analítica | proveedores de análisis, proveedores de gestión del consentimiento, proveedores de publicidad cuando proceda y con consentimiento | analítica del sitio web, medición del rendimiento y atribución de marketing. Las áreas de la Plataforma que contienen Información sanitaria del paciente no pueden enviar datos identificativos de pacientes a estas herramientas |
| Servicio de documentación clínica | alojamiento en la nube, almacenamiento, inferencia de IA, transcripción, seguridad y proveedores de soporte autorizados que figuran en la Lista de subencargados | alojamiento, almacenamiento, transcripción, generación de borradores de documentación, protección y soporte del Servicio |
| Cumplimiento legal | autoridades públicas, autoridades reguladoras, tribunales y fuerzas del orden cuando lo exija o permita la ley | obligaciones legales, solicitudes legítimas, obligaciones regulatorias y cumplimiento |
Los datos pueden tratarse en el Espacio Económico Europeo y, dependiendo de la ubicación del Usuario, la configuración del servicio seleccionada y los Anexos regionales aplicables, en otras jurisdicciones como los Estados Unidos, Australia, Canadá o el Reino Unido.
Cuando se transfieran datos personales fuera del EEE, iDocly se basará en las garantías adecuadas conforme al RGPD, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, contratos de tratamiento de datos u otros mecanismos de transferencia lícitos. Los detalles sobre los subencargados del tratamiento, las ubicaciones de tratamiento y las garantías se incluyen en la Lista de subencargados aplicable y el Anexo regional de privacidad.
| Área de finalidad | Transferencias | Elaboración de perfiles |
|---|---|---|
| Tratamiento relacionado con el contrato | Puede tener lugar fuera del EEE según la configuración del servicio, el proveedor de autenticación, el proveedor de soporte y la ubicación del Usuario. | Sin elaboración de perfiles para la toma de decisiones contractuales. |
| Pagos y contabilidad | Puede implicar proveedores de pago y bancos dentro del EEE u otras jurisdicciones, según el método de pago y la ubicación del Usuario. | Sin elaboración de perfiles para este fin. |
| Disputas y reclamaciones | Puede tener lugar donde una parte, asesor, autoridad o tribunal se encuentre fuera del EEE. | Sin elaboración de perfiles para este fin. |
| Marketing directo | Puede implicar proveedores de marketing, CRM, análisis o publicidad fuera del EEE, donde se cumplan las garantías adecuadas y los requisitos de consentimiento. | La elaboración de perfiles de marketing solo puede tener lugar donde esté permitido y sujeto al consentimiento cuando sea necesario. |
| Cookies y herramientas sociales | Puede implicar proveedores externos fuera del EEE, según el consentimiento de cookies y la configuración del proveedor. | La elaboración de perfiles en el sitio web puede tener lugar para análisis o publicidad solo donde esté permitido. |
| Información sanitaria del paciente | Las ubicaciones de tratamiento dependen de la Lista de subencargados aplicable, el Anexo regional y la configuración del servicio. | Sin elaboración de perfiles sanitarios del paciente para fines de marketing. Sin elaboración de perfiles clínicos autónomos por iDocly para decisiones médicas. |
El Sitio Web utiliza cookies y tecnologías similares. Las cookies son pequeños archivos de texto almacenados en el dispositivo del usuario. Pueden utilizarse para habilitar las funciones del Sitio Web, recordar preferencias, mejorar el rendimiento, medir la analítica y, con consentimiento, apoyar la publicidad o el marketing.
| Tipo de cookie | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|
| Cookies necesarias | permiten la navegación por el sitio, el inicio de sesión, la seguridad, la gestión de sesiones y las funciones principales del Sitio Web | interés legítimo o ejecución del contrato cuando proceda |
| Cookies funcionales/de preferencias | recuerdan opciones como el idioma, la región o la configuración del usuario | consentimiento cuando se requiera o interés legítimo cuando esté permitido |
| Cookies analíticas/de rendimiento | comprenden cómo se utiliza el Sitio Web y mejoran el rendimiento | consentimiento cuando se requiera para cookies analíticas no esenciales |
| Cookies publicitarias/de marketing/sociales | miden la publicidad, personalizan los anuncios, conectan funciones de redes sociales y evalúan la eficacia de las campañas | consentimiento cuando se requiera |
Las cookies no esenciales, incluidas las cookies analíticas, publicitarias, de personalización y de redes sociales, solo se utilizan cuando el Usuario ha dado su consentimiento a través del banner de cookies o la herramienta de gestión del consentimiento, a menos que la legislación aplicable permita otra base jurídica. El Usuario puede retirar o cambiar el consentimiento de cookies en cualquier momento a través de la configuración de cookies disponible en el Sitio Web.
No utilizamos herramientas publicitarias, analíticas o de retargeting en áreas de la Plataforma donde se trata la Información sanitaria del paciente, a menos que dichas herramientas estén configuradas para impedir el acceso a información identificativa del paciente y estén permitidas por la legislación aplicable. La Información sanitaria del paciente no puede estar incluida en eventos analíticos, píxeles publicitarios, URL, títulos de páginas, registros o parámetros de seguimiento.
El Sitio Web puede utilizar herramientas analíticas como Google Analytics o servicios similares para generar estadísticas y analizar el tráfico del sitio web. Cuando dichas herramientas utilizan cookies no esenciales, se activan solo de conformidad con los requisitos de consentimiento aplicables.
Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas en esta Política, a menos que la ley, el contrato, un Anexo regional o una necesidad empresarial legítima requieran o permitan un período más largo.
| Tipo de datos | Enfoque de conservación habitual |
|---|---|
| Datos de la cuenta y la suscripción | durante la vigencia de la cuenta o el contrato y, posteriormente, durante los plazos de prescripción y las obligaciones legales |
| Datos de facturación y contabilidad | durante los períodos exigidos por la legislación fiscal y contable aplicable |
| Comunicaciones de soporte | durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud y mantener registros de las acciones de soporte, seguridad y calidad |
| Registros de seguridad y auditoría | durante el tiempo necesario para asegurar el Servicio, investigar incidentes y demostrar el cumplimiento |
| Información sanitaria del paciente | de conformidad con el contrato aplicable, la documentación de tratamiento de datos, el Anexo regional, la política de conservación de copias de seguridad y la política de supresión |
| Datos de marketing | hasta que se presente oposición, se retire el consentimiento, se cancele la suscripción o cese la finalidad del marketing |
| Datos de cookies | de conformidad con la duración de las cookies, la configuración del consentimiento y la configuración del proveedor |
Tras la finalización del Servicio, la Información sanitaria del paciente se suprimirá o devolverá de conformidad con el contrato aplicable o el Anexo regional. Las copias de seguridad pueden permanecer durante un período limitado de acuerdo con los ciclos de conservación de copias de seguridad. El Usuario sigue siendo responsable de mantener los historiales médicos requeridos por la legislación aplicable.
Dependiendo de la finalidad y la base jurídica, el interesado puede tener los siguientes derechos en virtud del RGPD:
Para ejercer los derechos, diríjase a [email protected]. El cumplimiento de una solicitud puede requerir la verificación de la identidad. Cuando una solicitud se refiera a Información sanitaria del paciente tratada en nombre de un Usuario, iDocly puede remitir la solicitud al Usuario o actuar según las instrucciones del Usuario, ya que el Usuario suele ser el responsable del tratamiento de dichos datos.
Si el Usuario se encuentra fuera del EEE o trata información de personas ubicadas fuera del EEE, pueden aplicarse condiciones regionales adicionales. Estas pueden incluir documentación HIPAA de EE. UU., documentación de privacidad australiana, documentación de privacidad canadiense u otras condiciones específicas de la jurisdicción en materia de privacidad, sanidad o seguridad.
En caso de conflicto entre esta Política y un Anexo regional aplicable, el Anexo regional prevalecerá únicamente respecto de las cuestiones de privacidad, sanidad, protección de datos, seguridad o regulatorias específicas de la jurisdicción.
El Sitio Web puede contener enlaces a otros sitios web. Esta Política de privacidad se aplica únicamente al Sitio Web y la Plataforma operados por iDocly. Al acceder a otro sitio web, los usuarios deben leer la política de privacidad de ese sitio.
iDocly puede actualizar esta Política de privacidad periódicamente, incluso debido a cambios en la legislación, la funcionalidad del Servicio, los subencargados del tratamiento, las medidas de seguridad, las transferencias internacionales, las cookies o las operaciones empresariales. La versión actualizada estará disponible en el Sitio Web o la Plataforma.
Para cualquier pregunta sobre esta Política de privacidad, diríjase a [email protected].