Obavijest o privatnosti za web-mjesto, platformu i usluge kliničke dokumentacije uz podršku umjetne inteligencije
Version 2.0
| Pojam | Značenje |
|---|---|
| GDPR | Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. |
| Voditelj obrade osobnih podataka | subjekt koji određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka u smislu članka 4. stavka 7. GDPR-a. |
| Izvršitelj obrade | subjekt koji u ime voditelja obrade obrađuje osobne podatke u smislu članka 4. stavka 8. GDPR-a. |
| Primatelj | subjekt kojemu se otkrivaju osobni podaci u smislu članka 4. stavka 9. GDPR-a. |
| Usluga ili platforma | softverska platforma hiCora.ai kao usluga (SaaS) kojom upravlja iDocly sp. z o.o., a koja pruža alate za transkripciju uz podršku umjetne inteligencije i izradu nacrta kliničke dokumentacije za zdravstvene djelatnike i zdravstvene organizacije. |
| Zdravstveni podaci pacijenta | zdravstveni podaci, glasovni snimci, transkripti, nacrti bilješki, sažetci posjeta, kliničke bilješke i drugi podaci vezani za pacijenta koje Korisnik unosi, učitava, snima, transkribira ili na drugi način obrađuje putem Usluge. |
| Korisnik | osoba ili organizacija koja koristi web-mjesto ili platformu, uključujući zdravstvene djelatnike i zdravstvene organizacije. |
| Regionalni dodatak | dokument o privatnosti, zdravstvenoj zaštiti, sigurnosti ili obradi podataka specifičan za određenu jurisdikciju koji se primjenjuje na Korisnike ili pojedince na određenom teritoriju. |
| Podizvodač obrade | treći pružatelj usluga kojeg angažira iDocly za obradu osobnih podataka u ime iDocly u vezi s Uslugom. |
Voditelj obrade osobnih podataka koji se odnose na rad web-mjesta, korisničke račune, pretplate, naplatu, marketing, podršku, sigurnost i poslovnu komunikaciju je iDocly sp. z o.o. sa sjedištem u Krakovu na adresi ul. Bonarka 8, 30-415 Krakow, Polska, upisan u Registar poduzetnika Nacionalnog sudskog registra pod KRS 0000960776; registarski sud: Okružni sud u Rzeszowu, 12. trgovački odjel Nacionalnog sudskog registra; temeljni kapital: PLN 6.000; NIP: 8133876161; REGON: 521493568; e-pošta: [email protected].
Zdravstveni djelatnici i zdravstvene organizacije koje koriste Uslugu voditelji su obrade zdravstvenih podataka pacijenata koje unose, učitavaju, snimaju, transkribirayu ili na drugi način obrađuju putem Usluge. iDocly obrađuje takve zdravstvene podatke pacijenata u ime Korisnika kao izvršitelj obrade/pružatelj usluge, u skladu s primjenjivim ugovorom o obradi podataka, regionalnim dodatkom ili drugom ugovornom dokumentacijom.
iDocly ne određuje medicinske svrhe u koje Korisnik prikuplja ili koristi zdravstvene podatke pacijenata. Korisnik je odgovoran za pružanje svih potrebnih obavijesti pacijentima i pribavljanje svih potrebnih pristanaka ili odobrenja.
Ako iDocly sudjeluje u istraživanjima, kliničkim studijama ili znanstvenim projektima, takva obrada bit će uređena posebnom dokumentacijom koja će biti dostupna relevantnim sudionicima ili organizacijama.
Kada koristimo vanjske alate za autentifikaciju, analitiku, plaćanje, oglašavanje ili komunikaciju, relevantni treći pružatelj usluga može djelovati kao neovisni voditelj obrade, zajednički voditelj obrade ili izvršitelj obrade, ovisno o usluzi i pravnom kontekstu. Mogu se primjenjivati odgovarajuće obavijesti o privatnosti pružatelja i ugovorna dokumentacija. Izbjegavamo korištenje alata za oglašavanje ili analitiku unutar dijelova platforme gdje se obrađuju zdravstveni podaci pacijenata, osim ako nisu konfigurirani na način koji sprječava pristup podacima koji identificiraju pacijente i ako to dopušta primjenjivo pravo.
| Predmet | Kontakt |
|---|---|
| Opći kontakt | [email protected] |
| Pitanja privatnosti | [email protected] |
| Sigurnosni incidenti | [email protected] |
| Službenik za zaštitu podataka / kontakt za privatnost | [email protected] |
| Poštanska adresa | iDocly sp. z o.o., ul. Bonarka 8, 30-415 Krakow, Polska |
Ako se adresa Službenika za zaštitu podataka promijeni ili ako iDocly nije formalno imenovao Službenika za zaštitu podataka za određenu jurisdikciju, zahtjevi koji se tiču privatnosti mogu se i dalje slati na [email protected].
| Kategorija | Primjeri |
|---|---|
| Podaci o računu | ime, adresa e-pošte, organizacija, uloga, podaci za prijavu, postavke računa, jezik, država i preferencije korisnika |
| Stručni podaci | zdravstvena struka, organizacija, podaci o licenci ili registraciji, gdje su navedeni ili se zahtijevaju |
| Podaci o pretplati i naplati | plan, računi, status plaćanja, adresa za naplatu, porezni podaci, metapodaci transakcija i identifikatori pružatelja platnih usluga |
| Zdravstveni podaci pacijenta | audio snimci, transkripti, nacrti dokumentacije, kliničke bilješke, sažetci posjeta i drugi podaci vezani za pacijenta koje unosi Korisnik |
| Tehnički i sigurnosni podaci | IP adresa, podaci o uređaju, podaci o pregledniku, zapisnici pristupa, revizijski zapisnici, sigurnosni događaji, događaji autentifikacije i sistemska dijagnostika |
| Podaci o podršci | poruke podrške, privitci, komunikacija s iDocly i metapodaci za rješavanje problema, isključujući zdravstvene podatke pacijenata, osim ako je kanal podrške izričito odobren za tu svrhu |
| Podaci web-mjesta i kolačića | identifikatori kolačića, analitika web-mjesta, marketinške preferencije i zapisi o pristanku, uz poštivanje primjenjivih zahtjeva za pristanak |
| Marketinški i komunikacijski podaci | preferencije e-pošte, pretplate na biltene, interakcije s kampanjama i registracije za događaje |
| Evidencija usklađenosti | zapisnici prihvata, prihvaćene verzije dokumenata, događaji potvrde pristanka pacijenata, revizijski tragovi i evidencije potrebne za dokazivanje usklađenosti |
iDocly može obrađivati osobne podatke u svrhe, na temelju pravnih osnova i za razdoblja čuvanja opisana u nastavku. Gdje regionalni dodatak predviđa strožja ili specifičnija pravila, taj regionalni dodatak primjenjuje se za relevantne predmete specifične za jurisdikciju.
| Svrha | Primjeri | Pravna osnova | Čuvanje |
|---|---|---|---|
| A. Priprema, sklapanje i izvršenje ugovora | stvaranje računa, uvođenje korisnika, upravljanje pretplatama, upravljanje organizacijom, pružanje Usluge, komunikacija s korisnicima i podrška | Članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a: radnje prethodne sklapanju ugovora i izvršenje ugovora. Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: legitimni interes za obradu podataka zastupnika, zaposlenika i osoblja koje je odredila zdravstvena organizacija. | Za razdoblje potrebno za izvršenje, raskid ili drugi prestanak ugovora, a zatim za zastarjelost ili zakonske obveze. |
| B. Naplata i namirenje plaćanja, izdavanje računa i računovodstvo | obrada plaćanja, izdavanje računa, porezna dokumentacija, računovodstvene evidencije, usklađenje plaćanja i naplata dugova | Članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a: poštivanje zakonskih obveza, uključujući porezne i računovodstvene obveze. Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: legitimni interes u administraciji plaćanja i naplati dugova. | Za razdoblje koje zahtijevaju primjenjivi računovodstveni i porezni zakoni. |
| C. Rješavanje sporova, pritužbi i ostvarivanje potraživanja | postupanje s pritužbama, pravna analiza, obrana ili ostvarivanje potraživanja, čuvanje dokaza, komunikacija sa savjetnicima i tijelima | Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: legitimni interes u uspostavljanju, ostvarivanju i obrani pravnih potraživanja. Članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a može se primijeniti i gdje se potraživanja odnose na izvršenje ugovora. | Do isteka mogućih potraživanja ili za razdoblje potrebno za vođenje postupaka, ostvarivanje prava ili ispunjavanje zakonskih obveza. |
| D. Izravni marketing Korisnicima i posjetiteljima web-mjesta | promoviranje usluga iDocly i hiCora.ai, ažuriranja proizvoda, bilteni, događaji, obrazovni materijali i poslovne komunikacije | Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a, gdje se oslanjamo na legitimni interes u B2B marketingu. Pristanak, gdje se zahtijeva zakonima o elektroničkim komunikacijama, kolačićima ili marketingom. | Dok ispitanik ne prigovori, ne povuče pristanak, odjavi se ili marketinška svrha ne prestane. |
| E. Osiguravanje ispravnog funkcioniranja web-mjesta i platforme | tehničko funkcioniranje, upravljanje sesijama, prijava, preferencije, sigurnost, dijagnostika i nužni kolačići | Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: legitimni interes u upravljanju, osiguravanju i održavanju web-mjesta i platforme. Članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a gdje je potrebno za pružanje Usluge. | Za razdoblje potrebno za rad, sigurnost i rješavanje problema, uz poštivanje pravila zadržavanja zapisnika i zastarjelosti. |
| F. Analitika i poboljšanje web-mjesta | statistike web-mjesta, analiza prometa, analiza putova korisnika, poboljšanje performansi i analitika temeljena na pristanku | Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a za ograničenu nužnu analitiku gdje je dopušteno. Pristanak gdje se zahtijeva za kolačiće nebitne analitike ili slične tehnologije. | Za trajanje analitičke svrhe ili do prigovora ili povlačenja pristanka, uz poštivanje trajanja kolačića i postavki čuvanja. |
| G. Sigurnosno praćenje i sprječavanje prijevara | zapisnici pristupa, revizijski tragovi, odgovor na ranjivosti, zaštita računa, sprječavanje zlouporabe, sprječavanje zlonamjernog softvera i neželjene pošte | Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: legitimni interes u sigurnosti, sprječavanju prijevara, integritetu usluge i zaštiti Korisnika, pacijenata i iDocly. | Za razdoblje potrebno za osiguranje Usluge i istragu incidenata, tipično sukladno pravilima zadržavanja sigurnosnih zapisnika. |
| H. Obrada zdravstvenih podataka pacijenata u ime Korisnika | snimanje, transkripcija, izrada nacrta kliničke dokumentacije, izvoz, brisanje, revizijski zapisnici i podrška odobrena za zdravstvene informacije | Korisnik određuje pravnu osnovu kao voditelj obrade. iDocly obrađuje takve podatke kao izvršitelj obrade/pružatelj usluge prema članku 28. GDPR-a ili primjenjivoj jednakovrijednoj dokumentaciji. | Za trajanje ugovora i prema primjenjivom ugovoru o obradi podataka, regionalnom dodatku, pravilu zadržavanja sigurnosnih kopija i politici brisanja. |
| I. Zakonska i regulatorna usklađenost | odgovaranje na zakonite zahtjeve, revizije, regulatorne obveze, provjere sankcija gdje je primjenjivo i obvezna otkrivanja | Članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a: poštivanje zakonskih obveza. Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: legitimni interes u usklađenosti i upravljanju rizicima gdje ne postoji izravna zakonska obveza. | Za razdoblje koje zahtijeva zakon ili potrebno za dokazivanje usklađenosti. |
| J. Komunikacija o proizvodu i obavijesti o usluzi | obavijesti o usluzi, sigurnosna upozorenja, promjene proizvoda, administrativne poruke i ažuriranja uvjeta | Članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a gdje je potrebno za ugovor. Članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: legitimni interes u komunikaciji važnih informacija o usluzi. | Za trajanje računa ili ugovora i koliko je potrebno za dokazivanje obavijesti. |
| K. Treniranje umjetne inteligencije i poboljšanje proizvoda | pogledajte namjenski odjeljak u nastavku | Zdravstveni podaci pacijenata ne koriste se prema zadanim postavkama za treniranje, fino podešavanje ili poboljšanje modela umjetne inteligencije. Svaka iznimna upotreba zahtijeva poseban pisani sporazum i valjanu pravnu osnovu. | Kako je definirano u posebnom pisanom sporazumu ili prema pravilima anonimizacije/de-identifikacije i primjenjivom pravu. |
U nastavku su navedene kategorije primatelja i kontekst u kojemu osobni podaci mogu biti otkriveni. Samo odobreni podizvodači obrade mogu obrađivati zdravstvene podatke pacijenata.
| Kontekst | Primatelji | Svrha |
|---|---|---|
| Upravljanje ugovorom i računom | IT pružatelji, pružatelji usluga hostinga, pružatelji autentifikacije, alati za podršku, pružatelji e-pošte, savjetnici, subjekti ovlašteni za inspekciju ili reviziju gdje je primjenjivo | uspostavljanje računa, autentifikacija, izvršenje ugovora, podrška korisnicima i administracija |
| Plaćanja, računi i računovodstvo | pružatelji platnih usluga, banke, računovodstveni pružatelji, pravni i porezni savjetnici, pružatelji usluga naplate dugova gdje je potrebno | obrada plaćanja, fakturiranje, računovodstvo, porezna usklađenost i naplata dugova |
| Sporovi i potraživanja | sudovi, javna tijela, savjetnici, revizori, poštanski ili kurirski pružatelji i IT pružatelji | postupanje s potraživanjima, pritužbama, sporovima, obavijestima i čuvanje dokaza |
| Izravni marketing | pružatelji e-mail marketinga, CRM pružatelji, platforme za oglašavanje gdje se pristanak ili pravna osnova primjenjuje | marketing usluga iDocly i hiCora.ai. Zdravstveni podaci pacijenata ne koriste se u ovu svrhu |
| Kolačići i analitika | pružatelji analitike, pružatelji upravljanja pristankom, pružatelji oglašavanja gdje je primjenjivo i uz pristanak | analitika web-mjesta, mjerenje performansi i atribucija marketinga. Dijelovi platforme s zdravstvenim podacima pacijenata ne smiju slati podatke koji identificiraju pacijente ovim alatima |
| Usluga kliničke dokumentacije | cloud hosting, pohrana, zaključivanje AI, transkripcija, sigurnost i odobreni pružatelji podrške navedeni na Popisu podizvodača obrade | hosting, pohrana, transkripcija, generiranje nacrta dokumentacije, osiguravanje i podrška Usluzi |
| Zakonska usklađenost | javna tijela, regulatori, sudovi i tijela za provedbu zakona gdje to zahtijeva ili dopušta zakon | zakonske obveze, zakoniti zahtjevi, regulatorne dužnosti i usklađenost |
Podaci se mogu obrađivati u Europskom gospodarskom prostoru i, ovisno o lokaciji Korisnika, odabranoj konfiguraciji usluge i primjenjivim regionalnim dodacima, u drugim jurisdikcijama kao što su Sjedinjene Američke Države, Australija, Kanada ili Ujedinjeno Kraljevstvo.
Gdje se osobni podaci prenose izvan EGP-a, iDocly se oslanja na odgovarajuće zaštitne mjere prema GDPR-u, kao što su odluke o adekvatnosti, standardne ugovorne klauzule, ugovori o obradi podataka ili drugi zakoniti mehanizmi prijenosa. Pojedinosti o podizvodačima obrade, lokacijama obrade i zaštitnim mjerama navedene su u primjenjivom Popisu podizvodača obrade i Regionalnom dodatku o privatnosti.
| Područje svrhe | Prijenosi | Profiliranje |
|---|---|---|
| Obrada vezana uz ugovor | Može se odvijati izvan EGP-a ovisno o konfiguraciji usluge, pružatelju autentifikacije, pružatelju podrške i lokaciji Korisnika. | Bez profiliranja za ugovorno donošenje odluka. |
| Plaćanja i računovodstvo | Može uključivati pružatelje platnih usluga i banke u EGP-u ili drugim jurisdikcijama ovisno o načinu plaćanja i lokaciji Korisnika. | Bez profiliranja u ovu svrhu. |
| Sporovi i potraživanja | Može se odvijati tamo gdje se stranka, savjetnik, tijelo ili sud nalaze izvan EGP-a. | Bez profiliranja u ovu svrhu. |
| Izravni marketing | Može uključivati marketinške, CRM, analitičke ili reklamne pružatelje izvan EGP-a gdje su ispunjene odgovarajuće zaštitne mjere i zahtjevi za pristanak. | Marketinško profiliranje može se odvijati samo gdje je dopušteno i uz pristanak gdje se zahtijeva. |
| Kolačići i društveni alati | Može uključivati treće pružatelje izvan EGP-a ovisno o pristanku za kolačiće i konfiguraciji pružatelja. | Profiliranje na web-mjestu može se odvijati za analitiku ili oglašavanje samo gdje je dopušteno. |
| Zdravstveni podaci pacijenta | Lokacije obrade ovise o primjenjivom Popisu podizvodača obrade, regionalnom dodatku i konfiguraciji usluge. | Bez profiliranja zdravlja pacijenata za marketing. Bez autonomnog kliničkog profiliranja od strane iDocly za medicinske odluke. |
Web-mjesto koristi kolačiće i slične tehnologije. Kolačići su male tekstualne datoteke pohranjene na uređaju korisnika. Mogu se koristiti za omogućavanje funkcionalnosti web-mjesta, pamćenje preferencija, poboljšanje performansi, mjerenje analitike i, gdje je dat pristanak, podršku oglašavanja ili marketinga.
| Vrsta kolačića | Svrha | Pravna osnova |
|---|---|---|
| Nužni kolačići | omogućuju navigaciju stranicom, prijavu, sigurnost, upravljanje sesijama i osnovne funkcije web-mjesta | legitimni interes ili izvršenje ugovora gdje je primjenjivo |
| Funkcionalni kolačići / kolačići preferencija | pamte odabire kao što su jezik, regija ili postavke korisnika | pristanak gdje se zahtijeva ili legitimni interes gdje je dopušteno |
| Analitički kolačići / kolačići performansi | razumijevanje načina korištenja web-mjesta i poboljšanje performansi | pristanak gdje se zahtijeva za nebitnu analitiku |
| Reklamni / marketinški / društveni kolačići | mjerenje oglasa, personalizacija oglasa, povezivanje funkcija društvenih mreža i procjena učinkovitosti kampanja | pristanak gdje se zahtijeva |
Nebitni kolačići, uključujući analitičke, reklamne, personalizacijske i kolačiće društvenih mreža, koriste se samo gdje je Korisnik dao pristanak putem bannera za kolačiće ili alata za upravljanje pristankom, osim ako primjenjivo pravo dopušta drugu pravnu osnovu. Korisnik može u bilo koje vrijeme povući ili promijeniti pristanak za kolačiće putem postavki kolačića dostupnih na web-mjestu.
Ne koristimo alate za oglašavanje, analitiku ili retargeting unutar dijelova platforme gdje se obrađuju zdravstveni podaci pacijenata, osim ako su takvi alati konfigurirani na način koji sprječava pristup podacima koji identificiraju pacijente i ako su dopušteni prema primjenjivom pravu. Zdravstveni podaci pacijenata ne smiju biti uključeni u analitičke događaje, reklamne piksele, URL-ove, naslove stranica, zapisnike ili parametre praćenja.
Web-mjesto može koristiti analitičke alate kao što je Google Analytics ili slične usluge za sastavljanje statistika i analizu prometa web-mjesta. Gdje takvi alati koriste nebitne kolačiće, aktiviraju se samo u skladu s primjenjivim zahtjevima za pristanak.
Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe opisane u ovoj Politici, osim ako zakon, ugovor, regionalni dodatak ili legitimna poslovna potreba zahtijeva ili dopušta dulje razdoblje.
| Vrsta podataka | Tipičan pristup čuvanju |
|---|---|
| Podaci o računu i pretplati | za trajanje računa ili ugovora, a zatim za zastarjelost i zakonske obveze |
| Podaci za naplatu i računovodstvo | za razdoblja koja zahtijevaju primjenjivi porezni i računovodstveni zakoni |
| Komunikacije podrške | za razdoblje potrebno za rješavanje zahtjeva i održavanje dokaza o radnjama podrške, sigurnosti i kvalitete |
| Sigurnosni zapisnici i revizijski zapisnici | za razdoblje potrebno za osiguranje Usluge, istragu incidenata i dokazivanje usklađenosti |
| Zdravstveni podaci pacijenta | prema primjenjivom ugovoru, dokumentaciji o obradi podataka, regionalnom dodatku, pravilu zadržavanja sigurnosnih kopija i politici brisanja |
| Marketinški podaci | do prigovora, povlačenja pristanka, odjave ili prestanka marketinške svrhe |
| Podaci o kolačićima | prema trajanju kolačića, postavkama pristanka i konfiguraciji pružatelja |
Nakon prestanka Usluge, zdravstveni podaci pacijenata brišu se ili vraćaju u skladu s primjenjivim ugovorom ili regionalnim dodatkom. Sigurnosne kopije mogu ostati ograničeno razdoblje prema ciklusima zadržavanja sigurnosnih kopija. Korisnik ostaje odgovoran za održavanje zdravstvenih evidencija koje zahtijeva primjenjivo pravo.
Ovisno o svrsi i pravnoj osnovi, ispitanik može imati sljedeća prava prema GDPR-u:
Za ostvarivanje prava obratite se na [email protected]. Ispunjenje zahtjeva može zahtijevati provjeru identiteta. Gdje se zahtjev odnosi na zdravstvene podatke pacijenata koji se obrađuju u ime Korisnika, iDocly može uputiti zahtjev Korisniku ili postupiti prema uputama Korisnika, budući da je Korisnik u pravilu voditelj obrade takvih podataka.
Ako se Korisnik nalazi izvan EGP-a ili obrađuje informacije pojedinaca koji se nalaze izvan EGP-a, mogu se primjenjivati dodatni regionalni uvjeti. To može uključivati dokumentaciju US HIPAA, australsku dokumentaciju o privatnosti, kanadsku dokumentaciju o privatnosti ili druge uvjete o privatnosti, zdravstvenoj zaštiti ili sigurnosti specifične za određenu jurisdikciju.
U slučaju sukoba između ove Politike i primjenjivog regionalnog dodatka, regionalni dodatak ima prednost isključivo s obzirom na pitanja privatnosti, zdravstvene zaštite, zaštite podataka, sigurnosti ili regulatorna pitanja specifična za jurisdikciju.
Web-mjesto može sadržavati poveznice na druga web-mjesta. Ova Politika privatnosti primjenjuje se samo na web-mjesto i platformu kojom upravlja iDocly. Nakon prelaska na drugo web-mjesto, korisnici bi trebali pročitati politiku privatnosti tog web-mjesta.
iDocly može s vremena na vrijeme ažurirati ovu Politiku privatnosti, uključujući zbog promjena u pravu, funkcionalnosti Usluge, podizvodačima obrade, sigurnosnim mjerama, međunarodnim prijenosima, kolačićima ili poslovnim operacijama. Trenutna verzija bit će dostupna na web-mjestu ili platformi.
Za pitanja o ovoj Politici privatnosti obratite se na [email protected].