Aviso de privacidade para o website, a plataforma e os serviços de documentação clínica assistidos por IA
Versão 2.0
| Termo | Significado |
|---|---|
| RGPD | Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016. |
| Responsável pelo tratamento | a entidade que determina as finalidades e os meios do tratamento de dados pessoais, na aceção do artigo 4.º, n.º 7, do RGPD. |
| Subcontratante | a entidade que trata dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento, na aceção do artigo 4.º, n.º 8, do RGPD. |
| Destinatário | a entidade a quem os dados pessoais são comunicados, na aceção do artigo 4.º, n.º 9, do RGPD. |
| Serviço ou Plataforma | a plataforma SaaS hiCora.ai operada pela iDocly sp. z o.o., que disponibiliza ferramentas de transcrição assistida por IA e rascunhos de documentação clínica para profissionais de saúde e organizações de saúde. |
| Informações de saúde do paciente | dados de saúde, gravações de voz, transcrições, rascunhos de notas, resumos de consultas, notas clínicas e outras informações relacionadas com o paciente introduzidas, carregadas, gravadas, transcritas ou de outro modo tratadas por um Utilizador através do Serviço. |
| Utilizador | uma pessoa ou organização que utiliza o Website ou a Plataforma, incluindo profissionais de saúde e organizações de saúde. |
| Adenda regional | um documento específico de uma jurisdição em matéria de privacidade, saúde, segurança ou tratamento de dados aplicável a Utilizadores ou pessoas singulares num determinado território. |
| Subcontratante | um fornecedor terceiro contratado pela iDocly para tratar dados pessoais por conta da iDocly em relação ao Serviço. |
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais relacionados com a operação do Website, as contas de utilizador, as subscrições, a faturação, o marketing, o suporte, a segurança e a comunicação empresarial é a iDocly sp. z o.o. com sede em Cracóvia, ul. Bonarka 8, 30-415 Cracóvia, Polónia, registada no Registo de Empresas do Registo Nacional de Tribunais sob o número KRS 0000960776; tribunal de registo: Tribunal de Distrito de Rzeszów, Divisão XII Comercial do Registo Nacional de Tribunais; capital social: 6.000 PLN; NIP: 8133876161; REGON: 521493568; e-mail: [email protected].
Os profissionais de saúde e as organizações de saúde que utilizam o Serviço são os responsáveis pelo tratamento das Informações de saúde do paciente que introduzem, carregam, gravam, transcrevem ou de outro modo tratam através do Serviço. A iDocly trata essas Informações de saúde do paciente por conta do Utilizador como subcontratante/prestador de serviços, em conformidade com o contrato de tratamento de dados aplicável, a Adenda regional ou outra documentação contratual.
A iDocly não determina as finalidades médicas para as quais o Utilizador recolhe ou utiliza as Informações de saúde do paciente. O Utilizador é responsável por fornecer aos pacientes todos os avisos necessários e por obter todos os consentimentos ou autorizações necessários.
Se a iDocly participar em investigações, ensaios clínicos ou projetos científicos, esse tratamento será regulado por documentação separada fornecida aos participantes ou organizações relevantes.
Quando utilizamos ferramentas externas de autenticação, análise, pagamento, publicidade ou comunicação, o respetivo fornecedor terceiro pode atuar como responsável independente, corresponsável ou subcontratante, consoante o serviço e o contexto jurídico. Os avisos de privacidade e a documentação contratual aplicáveis do fornecedor podem ser aplicados. Evitamos utilizar ferramentas publicitárias ou analíticas em áreas da Plataforma onde as Informações de saúde do paciente são tratadas, a menos que estejam configuradas para impedir o acesso a informações identificativas do paciente e tal seja permitido pela legislação aplicável.
| Assunto | Contacto |
|---|---|
| Contacto geral | [email protected] |
| Assuntos de privacidade | [email protected] |
| Incidentes de segurança | [email protected] |
| Encarregado de Proteção de Dados / Contacto de privacidade | [email protected] |
| Morada postal | iDocly sp. z o.o., ul. Bonarka 8, 30-415 Cracóvia, Polónia |
Se a morada do Encarregado de Proteção de Dados se alterar ou se a iDocly não tiver formalmente nomeado um Encarregado de Proteção de Dados para uma determinada jurisdição, os pedidos de privacidade podem continuar a ser enviados para [email protected].
| Categoria | Exemplos |
|---|---|
| Dados da conta | nome, endereço de e-mail, organização, função, credenciais de início de sessão, definições da conta, idioma, país e preferências do utilizador |
| Dados profissionais | profissão de saúde, organização, informações sobre licença ou registo, quando fornecidas ou necessárias |
| Dados de subscrição e faturação | plano, faturas, estado do pagamento, morada de faturação, informações fiscais, metadados de transação e identificadores do fornecedor de pagamento |
| Informações de saúde do paciente | gravações de áudio, transcrições, rascunhos de documentação, notas clínicas, resumos de consultas e outras informações relacionadas com o paciente introduzidas pelo Utilizador |
| Dados técnicos e de segurança | endereço IP, informações do dispositivo, informações do browser, registos de acesso, registos de auditoria, eventos de segurança, eventos de autenticação e diagnósticos do sistema |
| Dados de suporte | mensagens de suporte, anexos, comunicações com a iDocly e metadados de resolução de problemas, excluindo Informações de saúde do paciente, a menos que o canal de suporte esteja expressamente autorizado para esse fim |
| Dados do website e cookies | identificadores de cookies, análise do website, preferências de marketing e registos de consentimento, sujeitos aos requisitos de consentimento aplicáveis |
| Dados de marketing e comunicação | preferências de e-mail, subscrições de boletins informativos, interações com campanhas e inscrições em eventos |
| Registos de conformidade | registos de aceitação, versões de documentos aceites, eventos de confirmação de consentimento do paciente, trilhos de auditoria e registos necessários para demonstrar conformidade |
A iDocly pode tratar dados pessoais para as finalidades, com as bases jurídicas e pelos prazos de conservação descritos abaixo. Quando uma Adenda regional estabelecer regras mais estritas ou específicas, essa Adenda regional aplica-se à questão específica da jurisdição em causa.
| Finalidade | Exemplos | Base jurídica | Conservação |
|---|---|---|---|
| A. Preparação, celebração e execução de um contrato | criação de conta, integração de utilizadores, gestão de subscrições, administração da organização, prestação do Serviço, comunicação com o cliente e suporte | Art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD: medidas pré-contratuais e execução do contrato. Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD: interesse legítimo no tratamento de dados de representantes, colaboradores e pessoal designado pela organização de saúde. | Durante o tempo necessário para a execução, rescisão ou caducidade do contrato e, posteriormente, durante os prazos de prescrição ou obrigações legais. |
| B. Cobrança e faturação de pagamentos, faturação e contabilidade | processamento de pagamentos, faturação, documentação fiscal, registos contabilísticos, reconciliação de pagamentos e cobrança de dívidas | Art. 6.º, n.º 1, al. c) do RGPD: cumprimento de obrigações legais, incluindo obrigações fiscais e contabilísticas. Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD: interesse legítimo na gestão de pagamentos e cobrança de dívidas. | Durante os períodos exigidos pela legislação contabilística e fiscal aplicável. |
| C. Resolução de litígios, reclamações e exercício de direitos | tratamento de reclamações, análise jurídica, defesa ou exercício de direitos, preservação de provas, comunicação com consultores e autoridades | Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD: interesse legítimo no estabelecimento, exercício e defesa de direitos jurídicos. O art. 6.º, n.º 1, al. b) também pode aplicar-se quando os direitos se relacionem com a execução do contrato. | Até ao termo do prazo de prescrição de potenciais direitos ou durante o tempo necessário para conduzir processos, exercer direitos ou cumprir obrigações legais. |
| D. Marketing direto a Utilizadores e visitantes do website | promoção dos serviços da iDocly e do hiCora.ai, atualizações de produtos, boletins informativos, eventos, materiais educativos e comunicações comerciais | Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD, quando nos baseamos no interesse legítimo no marketing B2B. Consentimento, quando exigido pelas normas sobre comunicações eletrónicas, cookies ou marketing. | Até que o titular dos dados se oponha, retire o consentimento, cancele a subscrição ou a finalidade do marketing cesse. |
| E. Garantia do funcionamento adequado do Website e da Plataforma | operação técnica, gestão de sessões, início de sessão, preferências, segurança, diagnósticos e cookies necessários | Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD: interesse legítimo em operar, proteger e manter o Website e a Plataforma. Art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD, quando necessário para a prestação do Serviço. | Durante o tempo necessário para operação, segurança e resolução de problemas, sujeito à conservação de registos e prazos de prescrição. |
| F. Análise e melhoria do website | estatísticas do website, análise do tráfego, análise do percurso do utilizador, melhoria do desempenho e análise baseada em consentimento | Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD para análise necessária limitada, quando permitido. Consentimento, quando exigido para cookies analíticos não essenciais ou tecnologias similares. | Durante a vigência da finalidade analítica ou até à oposição ou retirada do consentimento, sujeito à duração dos cookies e definições de conservação. |
| G. Monitorização de segurança e prevenção de fraude | registos de acesso, trilhos de auditoria, resposta a vulnerabilidades, proteção de contas, prevenção de abusos, prevenção de malware e spam | Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD: interesse legítimo em segurança, prevenção de fraude, integridade do serviço e proteção dos Utilizadores, pacientes e da iDocly. | Durante o tempo necessário para proteger o Serviço e investigar incidentes, tipicamente em conformidade com as políticas de conservação de registos de segurança. |
| H. Tratamento de Informações de saúde do paciente em nome dos Utilizadores | gravação, transcrição, rascunhos de documentação clínica, exportação, eliminação, registos de auditoria e suporte autorizado para informações de saúde | O Utilizador como responsável pelo tratamento determina a base jurídica. A iDocly trata esses dados como subcontratante/prestador de serviços ao abrigo do artigo 28.º do RGPD ou documentação equivalente aplicável. | Durante a vigência do acordo e em conformidade com o contrato de tratamento de dados aplicável, a Adenda regional, a política de conservação de cópias de segurança e a política de eliminação. |
| I. Conformidade legal e regulatória | resposta a pedidos legítimos, auditorias, obrigações regulatórias, verificações de sanções quando aplicável e divulgações obrigatórias | Art. 6.º, n.º 1, al. c) do RGPD: cumprimento de obrigações legais. Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD: interesse legítimo em conformidade e gestão de risco, quando não existe obrigação legal direta. | Durante o tempo exigido por lei ou necessário para demonstrar conformidade. |
| J. Comunicação sobre o produto e notificações do serviço | notificações do serviço, alertas de segurança, alterações ao produto, mensagens administrativas e atualizações dos termos | Art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD, quando necessário para o contrato. Art. 6.º, n.º 1, al. f) do RGPD: interesse legítimo em comunicar informações importantes do serviço. | Durante a vigência da conta ou do contrato e na medida necessária para demonstrar a notificação. |
| K. Treino de IA e melhoria do produto | ver a secção dedicada abaixo | As Informações de saúde do paciente não são utilizadas por defeito para treinar, ajustar ou melhorar modelos de IA. A utilização excecional requer um contrato escrito separado e uma base jurídica válida. | Conforme acordado no contrato escrito separado ou em conformidade com as regras de anonimização/pseudonimização e legislação aplicável. |
Abaixo estão as categorias de destinatários e o contexto em que os dados pessoais podem ser comunicados. Apenas subcontratantes autorizados podem tratar Informações de saúde do paciente.
| Contexto | Destinatários | Finalidade |
|---|---|---|
| Administração do contrato e da conta | fornecedores de TI, fornecedores de alojamento, fornecedores de autenticação, ferramentas de suporte, fornecedores de e-mail, consultores, entidades autorizadas a inspecionar ou auditar quando aplicável | configuração da conta, autenticação, execução do contrato, apoio ao cliente e administração |
| Pagamentos, faturas e contabilidade | fornecedores de pagamento, bancos, fornecedores de serviços contabilísticos, consultores jurídicos e fiscais, empresas de cobrança de dívidas quando necessário | processamento de pagamentos, faturação, contabilidade, conformidade fiscal e cobrança de dívidas |
| Litígios e direitos | tribunais, autoridades públicas, consultores, auditores, fornecedores de serviços postais ou de mensageiro e fornecedores de TI | tratamento de direitos, reclamações, litígios, notificações e preservação de provas |
| Marketing direto | fornecedores de marketing por e-mail, fornecedores de CRM, plataformas publicitárias quando exista consentimento ou base jurídica | marketing dos serviços da iDocly e do hiCora.ai. As Informações de saúde do paciente não são utilizadas para este fim |
| Cookies e análise | fornecedores de análise, fornecedores de gestão de consentimento, fornecedores de publicidade quando aplicável e com consentimento | análise do website, medição do desempenho e atribuição de marketing. As áreas da Plataforma que contêm Informações de saúde do paciente não podem enviar dados identificativos de pacientes para essas ferramentas |
| Serviço de documentação clínica | alojamento em nuvem, armazenamento, inferência de IA, transcrição, segurança e fornecedores de suporte autorizados listados na Lista de subcontratantes | alojamento, armazenamento, transcrição, geração de rascunhos de documentação, proteção e suporte do Serviço |
| Conformidade legal | autoridades públicas, autoridades reguladoras, tribunais e forças de segurança quando exigido ou permitido por lei | obrigações legais, pedidos legítimos, obrigações regulatórias e conformidade |
Os dados podem ser tratados no Espaço Económico Europeu e, consoante a localização do Utilizador, a configuração do serviço selecionada e as Adendas regionais aplicáveis, noutras jurisdições como os Estados Unidos, a Austrália, o Canadá ou o Reino Unido.
Quando os dados pessoais forem transferidos para fora do EEE, a iDocly basear-se-á em garantias adequadas ao abrigo do RGPD, como decisões de adequação, cláusulas contratuais tipo, contratos de tratamento de dados ou outros mecanismos de transferência lícitos. Os detalhes sobre os subcontratantes, as localizações de tratamento e as garantias constam da Lista de subcontratantes aplicável e da Adenda regional de privacidade.
| Área de finalidade | Transferências | Definição de perfis |
|---|---|---|
| Tratamento relacionado com o contrato | Pode ocorrer fora do EEE consoante a configuração do serviço, o fornecedor de autenticação, o fornecedor de suporte e a localização do Utilizador. | Sem definição de perfis para tomada de decisões contratuais. |
| Pagamentos e contabilidade | Pode envolver fornecedores de pagamento e bancos dentro do EEE ou noutras jurisdições, consoante o método de pagamento e a localização do Utilizador. | Sem definição de perfis para este fim. |
| Litígios e direitos | Pode ocorrer onde uma parte, consultor, autoridade ou tribunal se encontre fora do EEE. | Sem definição de perfis para este fim. |
| Marketing direto | Pode envolver fornecedores de marketing, CRM, análise ou publicidade fora do EEE, onde estejam cumpridas as garantias adequadas e os requisitos de consentimento. | A definição de perfis de marketing só pode ocorrer onde seja permitida e sujeita ao consentimento quando necessário. |
| Cookies e ferramentas sociais | Pode envolver fornecedores terceiros fora do EEE, consoante o consentimento de cookies e a configuração do fornecedor. | A definição de perfis no website pode ocorrer para análise ou publicidade apenas onde seja permitida. |
| Informações de saúde do paciente | As localizações de tratamento dependem da Lista de subcontratantes aplicável, da Adenda regional e da configuração do serviço. | Sem definição de perfis de saúde do paciente para fins de marketing. Sem definição de perfis clínicos autónomos pela iDocly para decisões médicas. |
O Website utiliza cookies e tecnologias similares. Os cookies são pequenos ficheiros de texto armazenados no dispositivo do utilizador. Podem ser utilizados para ativar funcionalidades do Website, memorizar preferências, melhorar o desempenho, medir análise e, com consentimento, apoiar publicidade ou marketing.
| Tipo de cookie | Finalidade | Base jurídica |
|---|---|---|
| Cookies necessários | permitem a navegação no site, o início de sessão, a segurança, a gestão de sessões e as funções principais do Website | interesse legítimo ou execução do contrato quando aplicável |
| Cookies funcionais/de preferências | memorizam escolhas como idioma, região ou definições do utilizador | consentimento quando exigido ou interesse legítimo quando permitido |
| Cookies analíticos/de desempenho | compreendem como o Website é utilizado e melhoram o desempenho | consentimento quando exigido para cookies analíticos não essenciais |
| Cookies publicitários/de marketing/sociais | medem a publicidade, personalizam anúncios, ligam funcionalidades de redes sociais e avaliam a eficácia das campanhas | consentimento quando exigido |
Os cookies não essenciais, incluindo cookies analíticos, publicitários, de personalização e de redes sociais, são utilizados apenas quando o Utilizador deu o seu consentimento através do banner de cookies ou da ferramenta de gestão de consentimento, a menos que a legislação aplicável permita outra base jurídica. O Utilizador pode retirar ou alterar o consentimento de cookies em qualquer momento através das definições de cookies disponíveis no Website.
Não utilizamos ferramentas publicitárias, analíticas ou de retargeting em áreas da Plataforma onde as Informações de saúde do paciente são tratadas, a menos que essas ferramentas estejam configuradas para impedir o acesso a informações identificativas do paciente e sejam permitidas pela legislação aplicável. As Informações de saúde do paciente não podem estar incluídas em eventos analíticos, píxeis publicitários, URLs, títulos de páginas, registos ou parâmetros de rastreamento.
O Website pode utilizar ferramentas analíticas como o Google Analytics ou serviços similares para gerar estatísticas e analisar o tráfego do website. Quando essas ferramentas utilizam cookies não essenciais, são ativadas apenas em conformidade com os requisitos de consentimento aplicáveis.
Conservamos os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para as finalidades descritas nesta Política, a menos que a lei, o contrato, uma Adenda regional ou uma necessidade empresarial legítima exijam ou permitam um período mais longo.
| Tipo de dados | Abordagem de conservação habitual |
|---|---|
| Dados da conta e subscrição | durante a vigência da conta ou do contrato e, posteriormente, durante os prazos de prescrição e obrigações legais |
| Dados de faturação e contabilidade | durante os períodos exigidos pela legislação fiscal e contabilística aplicável |
| Comunicações de suporte | durante o tempo necessário para tratar o pedido e manter registos das ações de suporte, segurança e qualidade |
| Registos de segurança e auditoria | durante o tempo necessário para proteger o Serviço, investigar incidentes e demonstrar conformidade |
| Informações de saúde do paciente | em conformidade com o contrato aplicável, a documentação de tratamento de dados, a Adenda regional, a política de conservação de cópias de segurança e a política de eliminação |
| Dados de marketing | até à oposição, retirada do consentimento, cancelamento da subscrição ou cessação da finalidade do marketing |
| Dados de cookies | em conformidade com a duração dos cookies, as definições de consentimento e a configuração do fornecedor |
Após a cessação do Serviço, as Informações de saúde do paciente são eliminadas ou devolvidas em conformidade com o contrato aplicável ou a Adenda regional. As cópias de segurança podem permanecer por um período limitado de acordo com os ciclos de conservação de cópias de segurança. O Utilizador continua a ser responsável pela manutenção dos registos médicos exigidos pela legislação aplicável.
Consoante a finalidade e a base jurídica, o titular dos dados pode ter os seguintes direitos ao abrigo do RGPD:
Para exercer os direitos, contacte [email protected]. O cumprimento de um pedido pode requerer a verificação da identidade. Quando um pedido disser respeito a Informações de saúde do paciente tratadas em nome de um Utilizador, a iDocly pode encaminhar o pedido para o Utilizador ou agir de acordo com as instruções do Utilizador, uma vez que o Utilizador é geralmente o responsável pelo tratamento desses dados.
Se o Utilizador estiver localizado fora do EEE ou tratar informações de pessoas localizadas fora do EEE, podem aplicar-se condições regionais adicionais. Estas podem incluir documentação HIPAA dos EUA, documentação de privacidade australiana, documentação de privacidade canadiana ou outras condições específicas da jurisdição em matéria de privacidade, saúde ou segurança.
Em caso de conflito entre esta Política e uma Adenda regional aplicável, a Adenda regional prevalece apenas relativamente às questões de privacidade, saúde, proteção de dados, segurança ou regulatórias específicas da jurisdicção.
O Website pode conter ligações para outros websites. Esta Política de Privacidade aplica-se apenas ao Website e à Plataforma operados pela iDocly. Ao aceder a outro website, os utilizadores devem ler a política de privacidade desse website.
A iDocly pode atualizar esta Política de Privacidade periodicamente, nomeadamente devido a alterações na legislação, na funcionalidade do Serviço, nos subcontratantes, nas medidas de segurança, nas transferências internacionais, nos cookies ou nas operações empresariais. A versão atualizada estará disponível no Website ou na Plataforma.
Para qualquer questão sobre esta Política de Privacidade, contacte [email protected].