Obvestilo o zasebnosti za spletno mesto, platformo in storitve AI-podprtega kliničnega dokumentiranja
Version 2.0
| Izraz | Pomen |
|---|---|
| GDPR | Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016. |
| Upravljavec osebnih podatkov | subjekt, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov v smislu člena 4(7) GDPR. |
| Obdelovalec | subjekt, ki v imenu upravljavca obdeluje osebne podatke v smislu člena 4(8) GDPR. |
| Prejemnik | subjekt, ki mu so razkrti osebni podatki v smislu člena 4(9) GDPR. |
| Storitev ali platforma | programska platforma hiCora.ai kot storitev (SaaS), ki jo upravlja iDocly sp. z o.o. in ki ponuja orodja za AI-podprto transkripcijo in pripravo osnutkov klinične dokumentacije za zdravstvene delavce in zdravstvene organizacije. |
| Zdravstveni podatki pacienta | zdravstveni podatki, glasovni posnetki, transkripti, osnutki zapiskov, povzetki obiskov, klinične beležke in druge z bolnikom povezane informacije, ki jih uporabnik vnese, naloži, posname, prepiše ali kako drugače obdela prek storitve. |
| Uporabnik | oseba ali organizacija, ki uporablja spletno mesto ali platformo, vključno z zdravstvenimi delavci in zdravstvenimi organizacijami. |
| Regionalni dodatek | dokument o zasebnosti, zdravstvenem varstvu, varnosti ali obdelavi podatkov, specifičen za posamezno jurisdikcijo, ki se uporablja za uporabnike ali posameznike na določenem ozemlju. |
| Podizvajalec obdelave | tretji ponudnik, ki ga iDocly angažira za obdelavo osebnih podatkov v imenu iDocly v zvezi s storitvijo. |
Upravljavec osebnih podatkov, ki se nanašajo na delovanje spletnega mesta, uporabniške račune, naročnine, zaračunavanje, trženje, podporo, varnost in poslovno komunikacijo, je iDocly sp. z o.o. s sedežem v Krakovu na naslovu ul. Bonarka 8, 30-415 Krakow, Polska, vpisan v Register podjetnikov Nacionalnega sodnega registra pod KRS 0000960776; registrsko sodišče: Okrajno sodišče v Rzeszowu, 12. gospodarski oddelek Nacionalnega sodnega registra; osnovni kapital: PLN 6.000; NIP: 8133876161; REGON: 521493568; elektronska pošta: [email protected].
Zdravstveni delavci in zdravstvene organizacije, ki uporabljajo storitev, so upravljavci zdravstvenih podatkov pacientov, ki jih vnašajo, nalagajo, snemajo, prepisujejo ali kako drugače obdelujejo prek storitve. iDocly takšne zdravstvene podatke pacientov obdeluje v imenu uporabnika kot obdelovalec/ponudnik storitev v skladu z veljavnim sporazumom o obdelavi podatkov, regionalnim dodatkom ali drugo pogodbeno dokumentacijo.
iDocly ne določa medicinskih namenov, za katere uporabnik zbira ali uporablja zdravstvene podatke pacientov. Uporabnik je odgovoren za zagotavljanje vseh zahtevanih obvestil pacientom in pridobivanje vseh zahtevanih soglasij ali pooblastil.
Če iDocly sodeluje pri raziskavah, kliničnih študijah ali znanstvenih projektih, bo takšna obdelava urejena z ločeno dokumentacijo, ki bo posredovana ustreznim udeležencem ali organizacijam.
Kadar uporabljamo zunanje avtentikacijske, analitične, plačilne, oglaševalske ali komunikacijske storitve, lahko ustrezni ponudnik tretjih strank deluje kot neodvisni upravljavec, skupni upravljavec ali obdelovalec, odvisno od storitve in pravnega konteksta. Lahko se uporabljajo ustrezna obvestila o zasebnosti ponudnikov in pogodbena dokumentacija. V delih platforme, kjer se obdelujejo zdravstveni podatki pacientov, se izogibamo uporabi oglaševalskih ali analitičnih orodij, razen če so konfigurirana tako, da preprečijo dostop do podatkov, ki identificirajo pacienta, in če to dopušča veljavno pravo.
| Zadeva | Kontakt |
|---|---|
| Splošni stik | [email protected] |
| Vprašanja zasebnosti | [email protected] |
| Varnostni incidenti | [email protected] |
| Pooblaščena oseba za varstvo podatkov / stik za zasebnost | [email protected] |
| Poštni naslov | iDocly sp. z o.o., ul. Bonarka 8, 30-415 Krakow, Polska |
Če se naslov pooblaščene osebe za varstvo podatkov spremeni ali če iDocly ni formalno imenoval pooblaščene osebe za varstvo podatkov za določeno jurisdikcijo, se zahteve glede zasebnosti lahko vseeno pošljejo na [email protected].
| Kategorija | Primeri |
|---|---|
| Podatki o računu | ime, elektronski naslov, organizacija, vloga, podatki za prijavo, nastavitve računa, jezik, država in preferencs uporabnika |
| Strokovni podatki | zdravstveni poklic, organizacija, podatki o licenci ali registraciji, kjer so navedeni ali zahtevani |
| Podatki o naročnini in zaračunavanju | načrt, računi, status plačila, naslov za zaračunavanje, davčni podatki, metapodatki transakcij in identifikatorji ponudnika plačilnih storitev |
| Zdravstveni podatki pacienta | zvočni posnetki, transkripti, osnutki dokumentacije, klinične beležke, povzetki obiskov in druge z bolnikom povezane informacije, ki jih vnese uporabnik |
| Tehnični podatki in varnostni podatki | naslov IP, informacije o napravi, informacije o brskalniku, dnevniki dostopa, dnevniki revizije, varnostni dogodki, dogodki avtentikacije in sistemska diagnostika |
| Podatki o podpori | sporočila za podporo, priloge, komunikacija z iDocly in metapodatki za odpravljanje težav, z izjemo zdravstvenih podatkov pacientov, razen če je kanal za podporo izrecno odobren zanje |
| Podatki o spletnem mestu in piškotkih | identifikatorji piškotkov, analitika spletnega mesta, marketinške preference in zapisi o soglasju, ob upoštevanju veljavnih zahtev glede soglasja |
| Tržni in komunikacijski podatki | e-poštne preference, naročnine na novičnike, interakcije s kampanjami in registracije za dogodke |
| Evidenca skladnosti | dnevniki sprejema, sprejete različice dokumentov, dogodki potrditve soglasja pacientov, revizijske sledi in evidence, potrebne za dokazovanje skladnosti |
iDocly lahko obdeluje osebne podatke za namene, na pravnih podlagah in za obdobja hrambe, opisana spodaj. Kjer regionalni dodatek določa strožja ali bolj specifična pravila, se ta regionalni dodatek uporablja za ustrezne zadeve, specifične za jurisdikcijo.
| Namen | Primeri | Pravna podlaga | Hramba |
|---|---|---|---|
| A. Priprava, sklenitev in izvajanje pogodbe | ustvarjanje računa, uvajanje uporabnikov, upravljanje naročnin, upravljanje organizacije, zagotavljanje storitve, komunikacija s strankami in podpora | Člen 6(1)(b) GDPR: ukrepi pred sklenitvijo pogodbe in izvajanje pogodbe. Člen 6(1)(f) GDPR: zakoniti interes za obdelavo podatkov zastopnikov, zaposlenih in osebja, ki jih imenuje zdravstvena organizacija. | Za obdobje, ki je potrebno za izvedbo, prenehanje ali drugačno iztekanje pogodbe, in nato za zastaralne roke ali zakonske obveznosti. |
| B. Zaračunavanje in poravnava plačil, izdaja računov in računovodstvo | obdelava plačil, izdajanje računov, davčna dokumentacija, računovodske evidence, uskladitev plačil in izterjava dolgov | Člen 6(1)(c) GDPR: izpolnjevanje zakonskih obveznosti, vključno z davčnimi in računovodskimi obveznostmi. Člen 6(1)(f) GDPR: zakoniti interes pri upravljanju plačil in izterjavi dolgov. | Za obdobje, ki ga zahtevajo veljavni računovodski in davčni zakoni. |
| C. Obravnava sporov, pritožb in uveljavljanje terjatev | obravnava pritožb, pravna analiza, obramba ali uveljavljanje terjatev, ohranjanje dokazov, komunikacija s svetovalci in organi | Člen 6(1)(f) GDPR: zakoniti interes pri uveljavljanju, izvrševanju in obrambi pravnih terjatev. Člen 6(1)(b) GDPR se lahko uporablja tudi, kadar se terjatve nanašajo na izvajanje pogodbe. | Do izteka morebitnih terjatev ali za obdobje, potrebno za vodenje postopkov, uveljavljanje pravic ali izpolnjevanje zakonskih dolžnosti. |
| D. Neposredno trženje uporabnikom in obiskovalcem spletnega mesta | promocija storitev iDocly in hiCora.ai, posodobitve izdelkov, novičniki, dogodki, izobraževalna gradiva in poslovne komunikacije | Člen 6(1)(f) GDPR, kjer se zanašamo na zakoniti interes pri B2B trženju. Soglasje, kjer tega zahtevajo zakoni o elektronskih komunikacijah, piškotkih ali trženju. | Dokler posameznik ne ugovarja, ne prekliče soglasja, se ne odjavi ali marketinški namen ne preneha. |
| E. Zagotavljanje pravilnega delovanja spletnega mesta in platforme | tehnično delovanje, upravljanje sej, prijava, nastavitve, varnost, diagnostika in nujni piškotki | Člen 6(1)(f) GDPR: zakoniti interes pri upravljanju, varovanju in vzdrževanju spletnega mesta in platforme. Člen 6(1)(b) GDPR, kadar je to potrebno za zagotavljanje storitve. | Za obdobje, potrebno za delovanje, varnost in odpravljanje težav, ob upoštevanju politik hrambe dnevnikov in zastaralnih rokov. |
| F. Analitika in izboljšanje spletnega mesta | statistika spletnega mesta, analiza prometa, analiza poti uporabnikov, izboljšanje zmogljivosti in analitika na podlagi soglasja | Člen 6(1)(f) GDPR za omejeno potrebno analitiko, kjer je dovoljena. Soglasje, kjer je zahtevano za piškotke za nebistveno analitiko ali podobne tehnologije. | Za trajanje analitičnega namena ali do ugovora ali preklica soglasja, ob upoštevanju trajanja piškotkov in nastavitev hrambe. |
| G. Varnostno spremljanje in preprečevanje goljufij | dnevniki dostopa, revizijske sledi, odziv na ranljivosti, zaščita računa, preprečevanje zlorab, preprečevanje zlonamerne programske opreme in neželene pošte | Člen 6(1)(f) GDPR: zakoniti interes pri varnosti, preprečevanju goljufij, celovitosti storitve in zaščiti uporabnikov, pacientov in iDocly. | Za obdobje, potrebno za zavarovanje storitve in preiskavo incidentov, praviloma v skladu s politikami hrambe varnostnih dnevnikov. |
| H. Obdelava zdravstvenih podatkov pacientov v imenu uporabnikov | snemanje, transkripcija, priprava osnutkov klinične dokumentacije, izvoz, brisanje, dnevniki revizije in podpora, odobrena za zdravstvene informacije | Uporabnik določa pravno podlago kot upravljavec. iDocly takšne podatke obdeluje kot obdelovalec/ponudnik storitev v skladu s členom 28 GDPR ali ustrezno veljavno dokumentacijo. | Za trajanje pogodbe in v skladu z veljavnim sporazumom o obdelavi podatkov, regionalnim dodatkom, politiko hrambe varnostnih kopij in brisanja. |
| I. Zakonska in regulatorna skladnost | odzivanje na zakonite zahteve, revizije, regulatorne obveznosti, preverjanje sankcij, kjer je primerno, in obvezna razkritja | Člen 6(1)(c) GDPR: izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Člen 6(1)(f) GDPR: zakoniti interes pri skladnosti in upravljanju tveganj, kadar ni neposredne zakonske obveznosti. | Za obdobje, ki ga zahteva zakon, ali za obdobje, potrebno za dokazovanje skladnosti. |
| J. Komunikacija o izdelkih in obvestila o storitvah | obvestila o storitvah, varnostna opozorila, spremembe izdelkov, administrativna sporočila in posodobitve pogojev | Člen 6(1)(b) GDPR, kadar je to potrebno za pogodbo. Člen 6(1)(f) GDPR: zakoniti interes pri sporočanju pomembnih informacij o storitvah. | Za trajanje računa ali pogodbe in kolikor je potrebno za dokazovanje obvestila. |
| K. Usposabljanje umetne inteligence in izboljšanje izdelkov | glejte namenski razdelek spodaj | Zdravstveni podatki pacientov se privzeto ne uporabljajo za usposabljanje, fino uglasitev ali izboljšanje modelov umetne inteligence. Kakršna koli izjemna uporaba zahteva ločen pisni sporazum in veljavno pravno podlago. | Kot je določeno v ločenem pisnem sporazumu ali v skladu s pravili anonimizacije/de-identifikacije in veljavnim pravom. |
V nadaljevanju so navedene kategorije prejemnikov in kontekst, v katerem se osebni podatki lahko razkrijejo. Samo odobreni podizvajalci obdelave lahko obdelujejo zdravstvene podatke pacientov.
| Kontekst | Prejemniki | Namen |
|---|---|---|
| Upravljanje pogodbe in računa | ponudniki IT storitev, ponudniki gostovanja, ponudniki avtentikacije, orodja za podporo, ponudniki e-pošte, svetovalci, subjekti, pooblaščeni za inšpekcijo ali revizijo, kjer je to primerno | vzpostavitev računa, avtentikacija, izvajanje pogodbe, podpora strankam in upravljanje |
| Plačila, računi in računovodstvo | ponudniki plačilnih storitev, banke, ponudniki računovodskih storitev, pravni in davčni svetovalci, ponudniki storitev izterjave dolgov, kjer je to potrebno | obdelava plačil, fakturiranje, računovodstvo, davčna skladnost in izterjava dolgov |
| Spori in terjatve | sodišča, javni organi, svetovalci, revizorji, poštni ali kurirski ponudniki in ponudniki IT storitev | obravnava terjatev, pritožb, sporov, obvestil in ohranjanje dokazov |
| Neposredno trženje | ponudniki e-poštnega trženja, ponudniki CRM, oglaševalske platforme, kjer se soglasje ali pravna podlaga uporablja | trženje storitev iDocly in hiCora.ai. Zdravstveni podatki pacientov se za ta namen ne uporabljajo |
| Piškotki in analitika | ponudniki analitike, ponudniki upravljanja soglasij, oglaševalski ponudniki, kjer je to primerno in soglasje je bilo dano | analitika spletnega mesta, merjenje zmogljivosti in atribucija trženja. Deli platforme z zdravstvenimi podatki pacientov ne smejo pošiljati podatkov, ki identificirajo pacienta, tem orodjem |
| Storitev klinične dokumentacije | gostovanje v oblaku, shranjevanje, sklepanje umetne inteligence, transkripcija, varnost in odobreni ponudniki podpore, navedeni na seznamu podizvajalcev obdelave | gostovanje, shranjevanje, transkripcija, ustvarjanje osnutkov dokumentacije, zavarovanje in podpora storitve |
| Zakonska skladnost | javni organi, regulatorji, sodišča in organi pregona, kjer to zahteva ali dopušča zakon | zakonske obveznosti, zakonite zahteve, regulatorne dolžnosti in skladnost |
Podatki se lahko obdelujejo v Evropskem gospodarskem prostoru in, odvisno od lokacije uporabnika, izbrane konfiguracije storitve in veljavnih regionalnih dodatkov, v drugih jurisdikcijah, kot so Združene države Amerike, Avstralija, Kanada ali Združeno kraljestvo.
Kadar se osebni podatki prenašajo zunaj EGP, se iDocly zanaša na ustrezne zaščitne ukrepe po GDPR, kot so odločbe o ustreznosti, standardne pogodbene klavzule, sporazumi o obdelavi podatkov ali drugi zakoniti mehanizmi prenosa. Podrobnosti o podizvajalcih obdelave, lokacijah obdelave in zaščitnih ukrepih so navedene v veljavnem seznamu podizvajalcev obdelave in regionalnem dodatku o zasebnosti.
| Področje namena | Prenosi | Profiliranje |
|---|---|---|
| Obdelava, povezana s pogodbo | Lahko poteka zunaj EGP, odvisno od konfiguracije storitve, ponudnika avtentikacije, ponudnika podpore in lokacije uporabnika. | Brez profiliranja za pogodbene odločitve. |
| Plačila in računovodstvo | Lahko vključuje ponudnike plačilnih storitev in banke v EGP ali drugih jurisdikcijah, odvisno od načina plačila in lokacije uporabnika. | Brez profiliranja za ta namen. |
| Spori in terjatve | Lahko poteka tam, kjer se nahaja stranka, svetovalec, organ ali sodišče zunaj EGP. | Brez profiliranja za ta namen. |
| Neposredno trženje | Lahko vključuje trženjske, CRM, analitične ali oglaševalske ponudnike zunaj EGP, kjer so izpolnjeni ustrezni zaščitni ukrepi in zahteve glede soglasja. | Trženjsko profiliranje se lahko pojavi samo, kjer je to dovoljeno, in ob soglasju, kjer je zahtevano. |
| Piškotki in socialna orodja | Lahko vključuje tretje ponudnike zunaj EGP, odvisno od soglasja za piškotke in konfiguracije ponudnika. | Profiliranje na spletnem mestu se lahko pojavi za analitiko ali oglaševanje samo, kjer je to dovoljeno. |
| Zdravstveni podatki pacienta | Lokacije obdelave so odvisne od veljavnega seznama podizvajalcev obdelave, regionalnega dodatka in konfiguracije storitve. | Brez profiliranja zdravja pacientov za trženje. Brez avtonomnega kliničnega profiliranja s strani iDocly za medicinske odločitve. |
Spletno mesto uporablja piškotke in podobne tehnologije. Piškotki so majhne besedilne datoteke, shranjene na napravi uporabnika. Lahko se uporabljajo za omogočanje funkcionalnosti spletnega mesta, pomnjenje nastavitev, izboljšanje zmogljivosti, merjenje analitike in, kjer je dano soglasje, podporo oglaševanja ali trženja.
| Vrsta piškotka | Namen | Pravna podlaga |
|---|---|---|
| Nujni piškotki | omogočajo navigacijo po straneh, prijavo, varnost, upravljanje sej in osnovne funkcije spletnega mesta | zakoniti interes ali izvajanje pogodbe, kjer je to primerno |
| Funkcionalni piškotki / piškotki za nastavitve | si zapomnijo izbire, kot so jezik, regija ali nastavitve uporabnika | soglasje, kjer je zahtevano, ali zakoniti interes, kjer je dovoljeno |
| Analitični piškotki / piškotki za zmogljivost | razumevanje, kako se spletno mesto uporablja, in izboljšanje zmogljivosti | soglasje, kjer je zahtevano za nebistveno analitiko |
| Oglaševalski / trženjski / socialni piškotki | merjenje oglasov, personalizacija oglasov, povezovanje funkcij družbenih medijev in ocenjevanje učinkovitosti kampanj | soglasje, kjer je zahtevano |
Nebistveni piškotki, vključno z analitičnimi, oglaševalskimi, personalizacijskimi in piškotki za socialne medije, se uporabljajo samo, kjer je uporabnik dal soglasje prek pasice za piškotke ali orodja za upravljanje soglasij, razen če veljavno pravo dopušča drugo pravno podlago. Uporabnik lahko kadar koli umakne ali spremeni soglasje za piškotke prek nastavitev piškotkov, ki so na voljo na spletnem mestu.
V delih platforme, kjer se obdelujejo zdravstveni podatki pacientov, ne uporabljamo oglaševalskih, analitičnih ali retargeting orodij, razen če so ta orodja konfigurirana tako, da preprečijo dostop do podatkov, ki identificirajo pacienta, in so dovoljena po veljavnem pravu. Zdravstveni podatki pacientov ne smejo biti vključeni v analitične dogodke, oglaševalske piksele, URL-je, naslove strani, dnevnike ali sledilne parametre.
Spletno mesto lahko uporablja analitična orodja, kot je Google Analytics ali podobne storitve, za sestavljanje statistik in analizo prometa na spletnem mestu. Kjer takšna orodja uporabljajo nebistvene piškotke, se aktivirajo samo v skladu z veljavnimi zahtevami glede soglasja.
Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, opisane v tej politiki, razen če zakon, pogodba, regionalni dodatek ali zakonita poslovna potreba zahteva ali dopušča daljše obdobje.
| Vrsta podatkov | Tipičen pristop k hrambi |
|---|---|
| Podatki o računu in naročnini | za trajanje računa ali pogodbe in nato za zastaralne roke in zakonske obveznosti |
| Podatki za zaračunavanje in računovodstvo | za obdobja, ki jih zahtevajo veljavni davčni in računovodski zakoni |
| Komunikacije za podporo | za obdobje, potrebno za obravnavo zahteve in vzdrževanje dokazov o ukrepih za podporo, varnost in kakovost |
| Varnostni dnevniki in dnevniki revizije | za obdobje, potrebno za zavarovanje storitve, preiskavo incidentov in dokazovanje skladnosti |
| Zdravstveni podatki pacienta | v skladu z veljavno pogodbo, dokumentacijo za obdelavo podatkov, regionalnim dodatkom, politiko hrambe varnostnih kopij in brisanja |
| Tržni podatki | do ugovora, preklica soglasja, odjave ali prenehanja trženjskega namena |
| Podatki o piškotkih | v skladu z trajanjem piškotkov, nastavitvami soglasja in konfiguracijo ponudnika |
Po prenehanju storitve se zdravstveni podatki pacientov izbrišejo ali vrnejo v skladu z veljavno pogodbo ali regionalnim dodatkom. Varnostne kopije lahko ostanejo za omejeno obdobje v skladu s ciklusi hrambe varnostnih kopij. Uporabnik ostaja odgovoren za vzdrževanje zdravstvene dokumentacije, ki jo zahteva veljavno pravo.
Odvisno od namena in pravne podlage ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, po GDPR naslednje pravice:
Za uveljavljanje pravic se obrnite na [email protected]. Izpolnitev zahteve lahko zahteva preverjanje identitete. Kadar se zahteva nanaša na zdravstvene podatke pacientov, ki se obdelujejo v imenu uporabnika, lahko iDocly zahtevo posreduje uporabniku ali ukrepa v skladu z navodili uporabnika, ker je uporabnik praviloma upravljavec takšnih podatkov.
Če se uporabnik nahaja zunaj EGP ali obdeluje informacije posameznikov, ki se nahajajo zunaj EGP, se lahko uporabljajo dodatni regionalni pogoji. Ti lahko vključujejo dokumentacijo US HIPAA, avstralsko dokumentacijo o zasebnosti, kanadsko dokumentacijo o zasebnosti ali druge pogoje o zasebnosti, zdravstvenem varstvu ali varnosti, specifične za posamezno jurisdikcijo.
V primeru nasprotja med to politiko in veljavnim regionalnim dodatkom, regionalni dodatek prevlada samo glede zasebnosti, zdravstvenega varstva, varstva podatkov, varnosti ali regulatornih zadev, specifičnih za jurisdikcijo.
Spletno mesto lahko vsebuje povezave do drugih spletnih mest. Ta politika zasebnosti se uporablja samo za spletno mesto in platformo, ki ju upravlja iDocly. Po prehodu na drugo spletno mesto bi morali uporabniki prebrati politiko zasebnosti tega spletnega mesta.
iDocly lahko občasno posodablja to politiko zasebnosti, tudi zaradi sprememb zakona, funkcionalnosti storitve, podizvajalcev obdelave, varnostnih ukrepov, mednarodnih prenosov, piškotkov ali poslovnih operacij. Trenutna različica bo dostopna na spletnem mestu ali platformi.
Za vprašanja o tej politiki zasebnosti se obrnite na [email protected].